Tomáš Bruckner, Jiří Voříšek, ITG, s.r.o., veřejný materiál
Účel dokumentu:
- Poskytnout ucelený přehled všech věcí, které je nutné smluvně řešit při outsourcingu informatiky (ať části nebo jako celku).
- Přehled je koncipován jako věcný, formální náležitosti i způsob věcné specifikace je nutné upravit podle zvolené právní formy řešení.
- Checklist není návrhem struktury smlouvy.
- Může sloužit jako podklad pro plánování procesu kontraktačního řízení outsourcingu, zejména na straně zákazníka.
- Základní možnosti právního řešení jsou uvedeny v závěru.
Obsah
1. Checklist věcí, které je nutné outsourcingovou smlouvou řešit
2. Varianty právní formy řešení outsourcingové smlouvy
Volba právní formy (2) je závislá na zvoleném způsobu věcného řešení (1).
1. Checklist věcí, které je nutné outsourcingovou smlouvou řešit
A, Poskytování služeb poskytovatelem
B, Transformace stávajícího stavu na poskytování služeb poskytovatelem
C, Ukončení poskytování služeb a převod na jiného poskytovatele nebo do interního provozu
A, Poskytování služeb poskytovatelem
- Základní sada služeb a její úpravy
- Definice základní sady služeb. Vymezení služeb, které jsou poskytovány podle této smlouvy (služby, u kterých bude dostatečně přesně a jednoznačně určen předmět závazků, pokud půjde o smlouvu nepojmenovanou)
- Určení principů, kterých bude použito v případě, že bude sporné (že nenastane shoda), zda služba je součástí základní sady nebo není
- Rámec pro řešení poskytování služeb, které nejsou součástí základní sady
- Způsob kalkulace ceny základní sady služeb (pevná cena, cena závislá na kvantitě služby, cena za práci a materiál), jakým způsobem bude upravena cena základního balíku při ubrání / přidání poskytovaných služeb
- Rozšíření základního balíku o další služby, povinnost zajistit parametry ostatních služeb při rozšíření, dohadování ceny provozu IS před započetím vývoje
- Zúžení základního balíku, právo zákazníka přestat odebírat
- Podrobná jednoznačná specifikace služeb, které jsou součástí základní sady.
- Systém specifikace služeb (hierarchická struktura, disjunktnost apod.)
- Vyjmenování služeb základní sady
- Standardní úroveň poskytovaných služeb – kvalita, množství a cena jednotlivých služeb (SLA) ve vazbě na obecnou specifikaci základní sady
- Odpovědnost za celkový chod IS (Systémová integrace), odpovědnost za věcné a technologické vazby mezi subsystémy, které zajistí jejich kooperaci.
- Slevy/penále za nedodržení standardní úrovně u jednotlivých služeb (SLA)
- Specifika spolupůsobení u jednotlivých služeb (SLA)
- Pravidla technologické obnovy (podstatných systémů)
- Dodatečné služby
- Pravidla pro objednávání / poskytování služeb, které nejsou součástí základní sady (jak budou prováděny nové nákupy hardware do majetku zákazníka)
- Omezení práva zákazníka nakupovat služby od třetích subjektů
- Změna podmínek a parametrů služeb
- Případy, kdy vzniká právo zákazníka / poskytovatele vyvolat a dožadovat se jednání o změně podmínek a parametrů poskytovaných služeb
- Doba poskytování služeb
- Poskytování na dobu neurčitou nebo určitou
- Kdy začne poskytovatel poskytovat služby zákazníkovi.
- Termíny obnovování smlouvy
- Jednotky, které budou zákazníky služeb poskytovatele
- Omezení odebírání služeb v organizaci podniku zákazníka
- Bude odebírat služby i někdo externí (mimo podnik zákazníka) v rámci této smlouvy?
- Způsob řešení předpokládaných nebo možných významných změn organizační struktury zákazníka během trvání smlouvy
- Ujednání o exkluzivitě
- Míra omezení práva zákazníka odebírat některé služby i od jiných dodavatelů
- Subdodávky
- Omezení možnosti plnění prostřednictvím subdodávky třetím subjektem
- Technické prostředky
- Které technické prostředky vlastní (nově nakupuje) zákazník, které poskytovatel
- Kdo je zodpovědný za údržbu jednotlivých technických prostředků
- Ke kterým prostředkům poskytovatel poskytuje službu helpdesk
- Které prostředky obnovuje po životnosti poskytovatel, které zákazník
- Ke kterým prostředkům provádí poskytovatel technické zhodnocení
- Kdo je odpovědný za pronajímání, leasing, nákup a správu vztahů s třetími stranami, které se týkají prostředků zákazníka
- Správa a aktualizace evidence prostředků, inventarizace
- Aplikační a systémový software
- Kdo ponese náklady a odpovědnost za aplikační software
- Licence: software licencovaný na (a) zákazníka, (b) poskytovatele, (c) zákazníka i poskytovatele
- Správa a údržba aplikací
- Přesný způsob, jak se odliší správa aplikací od vývoje aplikací
- Seznam všech činností, které zákazník zahrnuje pod správu aplikací a požaduje je i po poskytovateli
- Vývoj aplikací
- Kdo bude odpovědný za vývoj aplikací, závazné události a procedury týkající se nového vývoje
- Jak bude správa aplikací kvantitativně a cenově omezena
- Výkonové standardy systémů
- Specifikace výkonových standardů s ohledem na služby poskytovatele
- Má zákazník dokumentaci nebo benchmarky současných výkonových standardů?
- Plánoval / dokumentoval zákazník současné prostoje systémů?
- Slevy / pokuty, které poskytovatel ponese za nedodržení standardů
- Dodržení standardů během transformace, migrací apod.
- Aktiva a odpovědnosti, které zůstanou zákazníkovi
- Jaká aktiva a odpovědnosti zůstanou zákazníkovi
- Bude zákazník odpovědný za dodávky spotřebního materiálu? (papír, formuláře, obálky, tonery …), pozor na personální zajištění těchto povinností u zákazníka
- Místo poskytování služeb
- Budou služby poskytovány pouze v budovách a zařízeních zákazníka?
- Omezení poskytování služeb na určitý region.
- Zůstane provoz služeb v budovách a zařízeních zákazníka?
- Lidské zdroje
- Budou někteří (kteří) zaměstnanci přesunuti k poskytovateli? Za jakých podmínek?
- Odpovídá kvalifikace a přijímací procedury zaměstnanců poskytovatele předpisům pro zaměstnance (osoby pohybující se v prostorách) zákazníka?
- Bude poskytovatel požadovat, aby zákazník určitou dobu držel určité zaměstnance? Uhradí poskytovatel zákazníkovi náklady na tyto zaměstnance?
- Požadavky zákazníka / poskytovatele na pracovníky IS
- Řízení projektů
- Za řízení vývojových projektů odpovídá poskytovatel / zákazník
- Jmenovitě klíčoví lidé v projektech (vedoucí projektů). Zákazník může požadovat, aby po určitou dobu poskytovatel neměnil klíčové osoby v projektech.
- Pravidla pro personální obsazování budoucích projektů
- Technologické skoky
- Jak budou řešeny významné technologické změny v oblasti IT
- Předávané informace
- Specifikace zpráv, výkazů a sestav, které zákazník / poskytovatel předává (obsah, forma, termíny)
- Zprávy, výkazy a sestavy během transformace, migrací apod.
- Ochrana informací
- Soulad / odchylky bezpečnostních politik zákazníka a poskytovatele, řešení odchylek
- Smluvní pokuty za prokázaný únik chráněných informací
- Povinnost zajištění dostatečné organizační a technologické ochrany informací poskytovatelem
- Zákazníkova data
- Jak budou řešeny chyby zpracování
- Legislativa a autority
- Odpovědnost za provedení změn v IS nutných kvůli legislativě a regulačním autoritám (s vlivem na zákazníka / s vlivem na poskytovatele)
- Audity zpracování, cenové audity, benchmarky
- Pravidelné audity, podmínky mimořádných auditů, pravidla srovnání kvality a ceny služeb s jinými podniky
- Cena za služby
- Které služby budou placeny paušálem /
jednotkovou cenou za dodanou kvantitu / jednotkovou
cenou za odvedenou práci / kombinací
- Bude část ceny vázána na splnění určitých
kvalitativních nebo auditních kritérií?
- Bude cena vázána na obvyklou cenu v odvětví
(benchmarky)?
- Souvislost ceny za služby s dosavadními
náklady zákazníka na outsourcovanou oblast
- Dodatečné platby a bonusy
- Případy, kdy je/není možné účtovat cenu za
dodatečné služby z ceny (ve kterých případech které
služby nejsou součástí ceny)
- Případy, kdy budou poskytnuty bonusy
- Vazby ceny na inflaci a kursy měn
- Které složky ceny budou vázány na inflaci /
směnné kursy?
- Kdy a jakým způsobem se uplatní zvýšení /
snížení podle inflace a směnných kursů, jaká a kým
vyhlášená hodnota inflace a směnných kursů bude
použita.
- Daně
- Jaké složky ceny spadají do snížené /
standardní / nulové sazby DPH, jak budou tyto složky
vykazovány a upravovány
- Daňové aspekty různých forem vlastnictví /
nájmů / leasingu prostředků pro poskytování služeb
- Pojištění
- Jaké pojištění jsou poskytovatel a zákazník
povinni zajistit
- Spolupůsobení (právo požadovat
spolupůsobení)
- Případy, kdy spolupůsobení zákazníka
ovlivňuje povinnost poskytovatele dodržet parametry
poskytovaných služeb
- Interní jednotky spolupůsobení na straně
zákazníka (útvar informatiky, útvar nákupu, správa
budov, personalistika, strategické plánování, …)
- Způsoby měření / dokladování dostatečnosti
spolupůsobení
- Pravidla komunikace a řízení změn
- Povinnost zajistit prokazatelnost předání
zprávy v určitých případech
- Osoby odpovědné za jednání, kontaktní místo
pro hlášení vad a požadavků
- Způsob řešení nových požadavků.
- Vazba plánování na plánovací cykly
(investice, strategie, …) zákazníka
- Povinnost stran předložit a projednat plán
na příští období v určitém čase (změny základní sady,
úprava cen, - pokud nedojde k dohodě, platí základní
sada služeb i s cenami i pro příští období?)
B, Transformace stávajícího stavu na poskytovatele
- Harmonogram převodu
- Smlouvy, které mají být revidovány (pro
zjištění, zda je nutné vyžádat souhlas třetích stran)
- Softwarové licence
- Pronájmy a leasing hardware
- Smlouvy o údržbě (apod.)
- ostatní (…)
- Technické prostředky – stávající
- Které prostředky poskytovatel odkoupí, za
jakou cenu (tržní, účetní)
- Prostředky, které nakupuje a provozuje
poskytovatel, ale které po dobu životnosti (do doby
odpisu) budou použity stávající v majetku zákazníka.
- Aplikační a systémový software – stávající
- Připravit seznam veškerého software dosud
užívaného zákazníkem, v dělení na vlastní a
licencovaný
- Svolení třetích stran
- Jak budou rozděleny náklady na zajištění
potřebných svolení třetích stran při transformaci
- Ocenění a audity
- Lidské zdroje - transformace
- Rozpracované projekty
C, Ukončení poskytování služeb a převod na jiného
poskytovatele nebo do interního provozu
- Předčasné ukončení smlouvy (vypovězení,
odstoupení)
- Kdy mohou strany vypovědět smlouvu, jak
dlouhá má být výpovědní lhůta v jakých případech
- Kdy mohou strany odstoupit od smlouvy
(případy podstatného porušení)
- Závazné procedury při ukončení poskytování
služeb
- Zajištění pokračování poskytování služeb
jiným způsobem
- Významná porušení smlouvy a práva stran z
toho plynoucí
- Platby při předčasném vypovězení
(stornovací poplatky)
- Práva a povinnosti při vypovězení a
odstoupení od smlouvy
- Svolení třetích stran
- Jak budou rozděleny náklady na zajištění
potřebných svolení třetích stran při ukončení smlouvy