katedra informačních technologií

VŠE Praha

vorisek@vse.cz

publikováno: září 1999

Výše uvedené cíle a principy systémové integrace nejsou přijímány jednotně ani na teoretické frontě ani v praxi. Často je systémová integrace chápána daleko úžeji, někdy se omezuje pouze na technologickou stránku věci. My jsme přesvědčeni, že toto úzké pojetí je jedním z hlavních důvodů neúspěchu řady informatických projektů, protože i po technologické stránce dokonalé řešení ještě není zárukou ekonomických přínosů tohoto řešení. V následujícím textu podrobněji objasníme pojetí systémové integrace, ke kterému jsme postupně došli na našem pracovišti.

Hlavními rysy našeho pojetí jsou úzké propojení informatiky na podnikatelské aktivity a multidimezionální přístup k řešení - viz metodika "Multidimensional Development of Information System - MDIS, která je souhrnně popsána ve [VOR97]. Multidimenzionální přístup je charakteristický analýzou řešeného problému z několika pohledů (dimenzí) a jejich vzájemných vazeb. Výsledkem aplikací multidimenzionálního přístupu je několik vzájemně propojených konceptů systémové integrace. I když všechny koncepty hovoří o tomtéž, tj. o integrovaném IS/IT podniku, každý z nich akcentuje jiný pohled. Všechny čtyři uvedené koncepty pak tvoří jádro našeho pojetí systémové integrace.

Z hlediska procesů, které v oblastech řízení probíhají, můžeme každou oblast rozdělit do čtyř úrovní (podobný přístup navrhl i Scheer v [SCH01]). První úroveň, která je součástí strategického řízení podniku, stanovuje cíle, priority, výstupy a další klíčové charakteristiky dané oblasti nebo přesněji cíle a priority operativních procesů oblasti. Druhá úroveň určuje, jaké hlavní procesy budou v oblasti existovat a současně optimalizuje návrh těchto procesů z hlediska kritérií, které zadala první úroveň (čas, náklady, kvalita apod.). Úlohou třetí úrovně je monitorování průběhu operativních procesů a analýza výsledků monitoringu. Na základě výsledků analýz pak druhá úroveň provádí reengineering procesů, tak aby se ještě dokonaleji naplňovaly cíle a priority oblasti, resp. tak, aby se operativní procesy přizpůsobily změněným podnikovým cílům a prioritám.

K problematice mapování a optimalizace podnikových procesů se ještě vrátíme v samostatné části tohoto textu.

1. integrace vizí,
2. integrace podniku s okolím,
3. integrace interních podnikových procesů a
4. technologická integrace.

Samostatnou úrovní je metodická integrace, která je zaměřena na propojení všech metod, technik a nástrojů, které se používají v ostatních úrovních systémové integrace tak, aby na sebe logicky navazovaly a aby vytvořily jednotnou metodiku vývoje IS/IT.

Integrace vizí je proces, ve kterém se integrují pohledy členů vrcholového vedení podniku na význam a priority IS/IT v podniku. Primárním cílem této integrace je zajistit angažovanost vrcholového vedení ve vývoji IS/IT a vytvořit jednotný a konzistentní názor vrcholových manažerů podniku na následující problémy:

• jak lze pomocí IT podpořit konkurenceschopnost podniku,
• které podnikové procesy mají být pomocí IT prioritně podporovány,
• jaké efekty se od realizace nových projektů IS/IT očekávají,
• jaké jsou priority těchto efektů,
• kdo bude zodpovědný za dosažení jednotlivých efektů,
• jaké podnikové zdroje budou na rozvoj IS/IT vyčleněny.

Integrace podniku s okolím je druhou úrovní systémové integrace. Její cíle lze shrnout do následujících bodů:

• optimálně přizpůsobit chování podniku měnícímu se stavu hospodářského prostředí, případně inicializovat v okolí takové změny, které jsou pro podnik výhodné,
• navázat úzké informační vztahy s významnými externími partnery (zákazníci, dodavatelé, banky, poskytovatelé informačních služeb),
• pomocí Internetu poskytovat do okolí vhodné informace o podniku a z okolí získávat informace relevantní pro řízení podniku.

• zkrácení doby jednotlivých procesů tak, aby se zajistila rychlejší reakce podniku na externí události (např. rychlejší vyřízení došlé objednávky),
• zefektivnění jednotlivých procesů tak, aby vyžadovaly minimum podnikových zdrojů, zejména zdrojů deficitních,
• optimalizaci procesů tak, aby se zajistila maximální kvalita produktu nebo poskytované služby.

Poslední úrovní systémové integrace je její klasická složka - technologická integrace IS/IT. Ta v sobě zahrnuje integraci:

Závěrem tohoto odstavce si položme otázku: "Kdy lze považovat jednotlivé úrovně systémové integrace podnikového IS/IT za dosažené?". Odpověď je možná nepříjemná, ale bohužel pravdivá: "Nikdy!". Systémová integrace není stav, ale proces. Hospodářské prostředí se neustále mění, informační technologie se vyvíjejí a totéž tedy musí platit i o informačním systému podniku a jeho integritě.

• funkce a služby IS/IT podporovaly celopodnikové cíle,
• aby práce na vývoji byly vhodně rozděleny do jednotlivých informatických projektů,
• aby na sebe projekty dobře navazovaly a
• aby v každé fázi každého projektu byly vhodně uvažovány všechny dimenze řešení projektu.

Vývoj integrovaného IS/IT je rozdělen do několika fází - globální strategie (GST), informační strategie (IST), úvodní studie (US), globální analýza a návrh (GAN), detailní analýza a návrh (DAN), implementace (IM), zavádění (ZA), provoz a údržba (PU). Informační strategie definuje jednotlivé informatické projekty. Všechny následující fáze (US až PU) jsou aplikovány na každý informatický projekt vymezený informační strategií.

Jak informační strategie, tak každá fáze projektu se řeší z pohledu několika dimenzí a jejich vzájemných vazeb:

• informace/data (inf),
• procesy / funkce (pro),
• náklady a přínosy (eko),
• organizace a předpisy (org),
• pracovníci a jejich kvalifikace (pra),
• software (sw),
• hardware (hw),
• metody a techniky použité ve fázi (met),
• vstupní, pracovní a výstupní dokumenty fáze (dok),
• způsob řízení fáze (mng).

Hlavní náplní strategického řízení je formulace a periodická aktualizace informační strategie podniku (vazba na třetí koncept). Strategické řízení IS/IT zahrnuje tyto hlavní skupiny funkcí:

• analýzy strategických záměrů celého podniku s ohledem na jejich podporu pomocí IS/IT,
• analýzy stavu IS/IT a jeho okolí (IS/IT konkurence, IS/IT partnerů, dostupné komponenty IS/IT),
• specifikace nových informačních služeb pro interní i externí zákazníky,
• definování systému metrik jednotlivých služeb,
• přehodnocení cílového stavu IS/IT a celkové architektury IS/IT,
• rozhodování, které funkce a služby IS/IT budou zajišťovány outsourcingem,
• aktualizace systému řízení IS/IT,
• plánování investic do IS/IT,
• plánování a koordinace stěžejních projektů IS/IT,
• řízení vztahů s externími partnery v oblasti IS/IT,
• zajišťování trvalé informovanosti všech pracovníků podniku.

• sledování zákonů a předpisů, které mají vztah k provozovanému IS/IT,
• změny podnikových procesů a podnikové organizační struktury (vazba na druhý a třetí koncept),
• organizace informatiky v podniku,
• definování vztahů útvarů informatiky na ostatní organizační jednotky podniku.

• koncepce sledování a vyhodnocování nákladů a přínosů IS/IT, definice metrik nákladů a přínosů,
• dlouhodobé plánování nákladů na IS/IT,
• zpracování rozpočtů na provoz a rozvoj informačního systému,
• kalkulace nákladů na IS/IT,
• evidence nákladů na IS/IT v rámci analytického účetnictví,
• analýzy nákladů na IS/IT podle zvolených hledisek,
• analýzy a návrh cenové strategie za služby,
• analýzy dosahovaných efektů.

• analýzy pracovních kapacit útvaru IS/IT,
• plánování stavu personálu pro IS/IT,
• operativní evidence pracovníků,
• kvalifikační programy v oblasti IS/IT,
• operativní plánování a zajištění jednotlivých odborných školení.

Řízení klíčových systémových vlastností je zaměřeno na plánování, monitorování a vyhodnocování, ovlivňování průřezových charakteristik celého informačního systému podniku. Oblast obsahuje tyto hlavní funkce:

• řízení bezpečnosti,
• řízení spolehlivosti, plány řešení havarijních situací,
• řízení systémové doby odezvy,
• řízení výkonu a pružnosti systému.

• analýzy stavu interních datových zdrojů, databází,
• plánování rozvoje interních datových zdrojů,
• analýzy možností a plánování mobilních databází,
• analýzy potřeb a možností externích datových zdrojů,
• prezentace ve veřejných datových zdrojích a službách,
• řešení integrace všech datových zdrojů.

Oblast zahrnuje veškeré aktivity týkající se výběru, instalace, monitorování a vyhodnocování všech hardwarových a softwarových komponent - technických prostředků, operačních systémů, databázových systémů, software pro vývojové prostředí, software pro automatizaci kanceláře a aplikačního software. Je reprezentována těmito hlavními funkcemi:

• pořizování nových komponent technologického prostředí,
• řízení upgrade všech komponent HW, ZSW a ASW,
• technologická integrace - viz druhý koncept,
• systémová podpora provozu,
• definování standardů a pravidel pro použití IT.

• analýzy uživatelských požadavků na úpravu a rozvoj IS/IT,
• vstupní analýzy před zahájením projektu,
• specifikace projektů,
• rozhodnutí o přijetí či nepřijetí projektu a způsobu řešení,
• zadání projektu řešitelskému týmu,
• realizace výběrového řízení,
• kontraktační řízení na úvodní studie,
• koordinace projektů.

Oblast se vztahuje k řešeným aplikacím, resp. projektům, definuje metodiky, metody, techniky a nástroje pro řízení a řešení projektů a analyzuje jejich využití a dodržování. Na procesy této oblasti pak navazují specializované procesy vztažené k jednotlivým typům a kategoriím projektům v architektuře IS/IT (např. EIS, MIS, CIS apod.) - viz též třetí koncept. Oblast zahrnuje tyto hlavní funkce:

• příprava projektu, tvorba kontraktu při externím řešení projektu,
• úvodní studie projektu
• globální analýza a návrh,
• detailní analýza a návrh,
• implementace
• zavádění - testovací procedury, předávací procedury, příprava provozu a migrace, zkušební provoz.

Řízení provozu zahrnuje veškeré řídící aktivity spojené s provozem jednotlivých komponent IS/IT. Zahrnuje tyto hlavní funkce:

• plánování zařazování projektů do rutinního provozu,
• přebírání projektu do provozu,
• provoz hot-line,
• správa serverů, sítě a databází,
• správa koncových stanic,
• výběr a nákup provozního materiálu,
• zajištění spojení s okolím a připojení do externích sítí.

Dále popisovaný přístup k mapování a optimalizaci procesů byl vyvinut na katedře informačních technologií a ověřen v projektu outsourcingu IS/IT velkého elektrorozvodného podniku. Východiskem přístupu je kritika "mechanických" přístupů k mapování a reengineeringu procesů, které jsou příliš technicky zaměřené, málo respektují znalosti lidí podílejících se na procesech a nedostatečně zohledňují nutnou míru kreativity člověka v tom kterém procesu.

Tato dokonalost definice procesu může mít řadu předností (např. při popisu procesů, které jsou součástí hromadné výroby, třeba výroby automobilů):

• jakmile je průběh procesu závislý na řadě podmínek, externích vlivů a jejich kombinací, bývá popis procesu velmi komplikovaný, a i tak často nejsou ošetřeny některé kombinace podmínek, což při průběhu procesu může vést k jeho abnormálnímu ukončení,
• v některých případech optimum nelze určit vůbec. Například při popisu procesu tvorby informační strategie možná můžeme být schopni dopředu určit "optimální" strukturu dokumentu informační strategie, nebudeme ale zřejmě schopni popsat celý proces tvorby strategie v tom detailu, který byl zmíněn výše. I kdybychom se o něco podobného pokusili, pracovníci tvořící informační strategii by detailní návrh postupu zřejmě bojkotovali, protože by rychle odhalili nedokonalost návrhu s ohledem na konkrétní situaci, ve které se právě nacházejí,
• striktnost definice procesu nedává možnost využít nové myšlenky a nápady, které vzniknou v hlavách pracovníků podílejících se na průběhu procesu.

Z výše uvedených důvodů přístup nazvaný "Knowledge Based Process Reengineering" rozlišuje čtyři úrovně návrhu a optimalizace procesu. Úrovně se liší zejména v tom, jaká úroveň znalostí a zkušeností se předpokládá na straně pracovníků podílejících se na průběhu procesu. Je věcí tvůrců definice procesu, aby pro každý z procesů vybrali optimální úroveň. Jednotlivé úrovně popisu jsou charakterizovány následovně.

• cíle procesu,
• událost aktivující daný proces,
• role, resp. funkční místo zodpovědné za celý proces,
• kvalitativní a kvantitativní metriky procesu a
• omezující podmínky procesu (např. finanční nebo časový limit pro průběh procesu).

Naopak čtvrtá úroveň popisu procesu přepokládá, vysokou kvalifikaci a vysokou úroveň zkušeností pracovníků definující proces. V praxi se často pro definici procesu na této úrovni využívají znalosti pracovníků konzultačních firem, kteří znají "best practice" dané oblasti. Čtvrtá úroveň současně představuje nejvyšší stupeň standardizace průběhu procesu.

Popisovaný přístup předpokládá, že úroveň definice procesu se časem může měnit. Postupným růstem zkušeností pracovníků podílejících se na procesu se může definice procesu zpodrobňovat. De facto tak dochází k akumulaci firemní znalosti. Postupnou akumulací znalostí se firma stává méně a méně závislá na konkrétních osobách a jejich znalostech. Akumulace firemní znalosti je potom jedním z klíčových firemních procesů - viz např. maturity model vývoje firmy [CMM95].