Je jedním ze vstupních bodů do procesu nákupu. Vzniká buď automaticky (například jako výstup různých plánovacích procedur, ale i v rámci údržby a oprav nebo řízení projektů) nebo manuálně (v různých odděleních společnosti). Obvykle obsahuje minimum údajů a soustředí se pouze na specifikaci toho „co“ se má objednat (materiál, množství a datum dodání, ale už ne dodavatel nebo cena). Může podléhat schvalovacím procedurám. Jakmile na ni navážou další doklady, lze ji měnit už jen omezeně. Je pouze interním dokladem.
Všeobecné údaje:
druh dokladu: určuje způsob nakládání s dokladem - požadavek na objednávku (NB – měl by být uspokojen standardním způsobem), požadavek na rámcovou smlouvu (FO – měla by podle něj vzniknout rámcová smlouva, vlastní objednávání bude specifikováno jinak), požadavek z rámcové smlouvy (RV – objedná se, jen pokud se podaří nalézt vhodnou rámcovou smlouvu)
číslo dokladu: podléhá internímu přiřazení, takže vznikne automaticky v okamžiku úspěšného uložení dokladu
Data položek (v přehledu):
typ položky (P): kombinuje v sobě druh pořizovaného materiálu (věc nebo služba) a způsob pořízení (běžně, vzetí do úschovy ...). Ovlivňuje údaje, které musíme zadat. Předdefinovány jsou typy: normální (externí pořízení materiálu), služba (kód D - externí pořízení služby, je specifikována jinak než běžný materiál a to hierarchicky pomocí finančních limitů), přeskladnění (U - interní převod ze skladu do skladu), konsignace (K - převzetí materiálu do úschovy), třetí strana (S - pro řízení subdodávek, umožňuje evidovat materiál předaný dodavateli při součinnosti) a další
typ přiřazení účtu (P): způsob doplnění účetních informací pro nákladové a finanční účetnictví (nákladové středisko, zakázka, dlohodobý majetek…) – bohužel v IDESu nejsou nakonfigurovány potřebné údaje
materiál: číslo kmenového záznamu materiálu (pokud je známo)
krátký text: převezme se z kmenového záznamu, pokud záznam neexistuje slouží jako identifikátor materiálu místo kmenového čísla (pak je ale nutné zadat už v této chvíli přiřazení účtu a cenu, protože materiál nebude moci být uskladněn a bude zaúčtován přímo do spotřeby)
požadované množství, měrná jednotka: objem dodávky
typ data: přesnost datumu dodávky (den, týden, měsíc)
datum dodávky: dokdy má být dodávka uskutečněna (systém jej případně doplní podle obvyklého dodacího intervalu z kmenových dat)
skupina nákupu: kdo nákup provede (je za něj zodpovědný)
závod, skladové místo: kam bude dodávka směřovat (pro koho je určena)
dodávající závod: odkud se dodávka vezme (pouze pro přeskladnění)
Další zajímavé údaje:
detaily k položce: celá řada dalších údajů pro danou položku (požadovaný dodavatel, cena, přesnější podmínky …)
statistika všeobecně a změn: informace o tom, jak, kým a kdy byl tento doklad měněn a jak byla daná položka dále zpracována. Např. status zpracování, který obsahuje údaj o uvolnění objednávky, a statistika objednávky, která informuje o následně vytvořené objednávce a míře, jakým pokryla požadované množství
přiřazení zdroje odběru: automatické přiřazení vhodného dodavatele (vyžaduje poměrně hodně dalších údajů a správné nastavení systému, ale jinak je dostupné už v tomto dokladu)