Doporučené hodnoty |
|
Účetní okruh |
CZ01 |
Personální oblast |
CZ01 |
Dílčí personální oblast |
0001 |
Skupina pracovníků |
1 |
Okruh pracovníků |
T3 |
Zúčtovací okruh |
T0 |
2 Personalistika
Personalistika se v systému SAP R/3 skládá ze dvou velkých modulů. První z nich, tzv. Personální management (PA - Personal Administration), se stará především o evidenci všech informací o zaměstnancích a zúčtování mezd s případným zapojením časového managementu. Druhý, tzv. Personální vývoj (PD - Personal Development), ošetřuje nábor a přiřazení pracovníků do organizační struktury, jejich další vzdělávání a vývoj. Mezi oběma moduly samozřejmě existuje celá řada integračních vazeb. Nejdůležitější z nich (organizační přiřazení pracovníků) už byla zmíněna.
Pro zjednodušení správy všech údajů má personalistika hned tři organizační uspořádání. Klasický organizační pavouk patří do kompetence Personálního vývoje, o podnikovou a personální strukturu se stará Personální management. Celou situaci jí ještě navíc ztěžují požadavky národní lokalizace, které si vynucují zapojení některých dalších parametrů (např. tzv. seskupení států vázané na personální oblast). Daňové systémy, systémy pojištění nebo zvyklosti týkající se srážek z mezd se totiž mezi jednotlivými státy výrazně liší a vynucují si jiná kmenová data, uspořádání obrazovek a dokonce často i jinou aplikační logiku.
Silná vzájemná provázanost všech součástí modulu Personalistika umožňuje provádění stejných činností z různých transakcí. Vedle nových komplexních transakcí, které sice mají propracované grafické rozhraní, ale na druhou stranu často neumožňují práci s celou funkcionalitou modulu, jsou proto zachovány starší transakce tzv. expertního režimu, které přímo editují jednotlivé infotypy objektů (viz dále).
2.1 Objektové pojetí personalistiky
Celá personalistika je uspořádána "objektově". Objektem se myslí samostatná "entita", tj. něco o čem má smysl ukládat do databáze kmenová data. Mezi typické objekty patří například zaměstnanec, plánované místo, profese nebo vzdělávací akce. Každý objekt má předdefinovanou sadu několika kmenových záznamů, kterým se říká infotypy (některé z nich jsou ještě podrobněji členěné na subtypy). Většinou jsou specifické pro ten který objekt. Objekt zaměstnanec může mít například infotypy Základní příjmy nebo Pracovní doba. Mezi "společné" infotypy patří například základní údaje o Objektu.
Každý infotyp má definovánu dobu platnosti - interval, na který se data v něm obsažená vztahují. Zaměstnanec totiž například může změnit své příjmení, přejít na jiné pracovní místo nebo získat vyšší plat. Posloupnost infotypů stejného druhu tak zachycuje historii daného objektu a zároveň umožňuje i plánování změn do budoucnosti. V jakékoliv transakci je proto důležité sledovat, ke kterému (rozhodnému) okamžiku si údaje o objektu zobrazujete a pro jaký interval zakládáte nebo měníte příslušný intotyp.
Doba platnosti se definuje při vytváření infotypu. Vedle prostého založení systém umí infotypy i kopírovat, tj. do nově zakládaného záznamu převzít údaje z již existujícího infotypu pro jiné časové období. Dobu platnosti infotypu lze změnit pomocí nového časového vymezení. Klasická změna (podobně jako výmaz infotypu) zde funguje v podstatě jen pro opravu chybně založených dat. Pokud totiž dojde ke změně nějakých údajů, je nutné omezit časovou platnost starého infotypu a založit k němu nový s aktuálními údaji.
Při údržbě infotypů tak nezáleží na tom, kdy se tak děje, ale s jakým infotypem (pro jaké období platnosti) se pracuje. To ale neznamená, že zásahy do minulosti nemají dopad na zbytek systému. Pokud se například u objektu zaměstnanec změní údaje relevantní pro stanovení mezd v období, pro které už mzdový výpočet proběhl, systém si informaci o změně uloží (mimochodem ve specíálním infotypu příslušného zaměstnance) a při příštím zúčtovacím běhu automaticky vyvolá tzv. zpětný přepočet. Ten vypočítá případné odchylky a zajistí jejich převedení do účetnictví.
Podle závažnosti údajů si systém ale vynucuje u určitých druhů infotypů, aby se vzájemně nepřekrývaly a vyplňovaly souvislý časový úsek (neměly mezi sebou mezery). Pokud se pokusíte tato pravidla porušit, systém vás na chybu upozorní a nabídne řešení. Toho se dá využít i pro urychlení práce. Pokud například u výše zmíněné změny údajů založíte nový infotyp s aktuální informací pro nové časové období, systém automaticky zkrátí dobu platnosti infotypu starého. Podobně naopak například prodlouží platnost předešlého infotypu po výmazu jeho následníka.
Výsadní postavení mezi infotypy má již zmíněný druh infotypu údaje o Objektu. Vedle toho, že obsahuje identifikační číslo objektu, představuje totiž jeho doba platnosti základní časový rozsah existence daného objektu. Všechny ostatní infotypy mohou být definovány pouze uvnitř jeho doby platnosti. To platí i pro další specifický infotyp Propojení, který zaznamenává vazby mezi objekty. Každá vazba je zachycena pomocí jednoho infotypu a jeho doba platnosti musí být podmnožinou doby platnosti provázaných objektů. Většinou jej edituje systém podle toho, jak nastavujete propojení objektů v grafických transakcích. Nejvýrazněji se využívá v Personálním vývoji pro popis organizační struktury. Ostatní infotypy mají hlavně popisný a řídící charakter.
Transakce: PP01 - zobrazení organizační jednotky
1. PP01 - zobrazení organizační jednotky |
Cíl: ukázat infotypy nějakého objektu a jejich platnost |
Transakce PP01 je tou nejobecnější transakcí pro práci s objekty v oblasti Personálního vývoje (v oblasti Personální administrace plní podobnou funkci transakce PA30). V naprosté většině případů ji nebudete potřebovat, protože veškeré kroky tohoto scénáře budou prováděny pomocí transakcí s příjemnějším uživatelským rozhraním. Může se ale hodit při chybách, nebo pokud si chcete prohlédnout, které infotypy systém v průběhu práce generuje. Všimněte si hlavně časové platnosti infotypů. Zatímco centrálně založené objekty platí do nekonečna (31. 12. 9999), vy budete zakládat objekty s omezením na jeden semestr, tak aby studenti v semestrech dalších mohly začít scénář opět o začátku se stejnými podmínkami. |
|
Vstupy z role (PERSONALISTKA): Varianta plánu: Aktuální plán Id objektu: 60000312 (VŠE a.s. - firma pro cvičení IT_xxx) Období Od: 1. 1. 2001 Do: 31. 12. 9999 |
Vstupy z dokladu (): nejsou |
- levá část obrazovky obsahuje Manažer objektů, který obsahuje odkazy na vyhledávací nástroje a hlavně také seznam objektů, které vyhovují zadaným kritériím. Jeho obsah se dynamicky mění podle toho, jaký Typ objektu zadáte v pravé části obrazovky. V tomto kroku jej nebudete potřebovat a tak jej můžete vypnout pomocí menu Nastavení/Potlačení manažeru objektů (v Nastavení/Zobrazení manažeru objektů jej pak zase můžete aktivovat). Vypnutí manažeru zjednoduší celou obrazovku a zvýrazní fakt, že ikonky v horní části manipulují s vybraným objektem. - zkontrolujte Variantu plánu a zvolte Typ objektu: Organizační jednotka. ID objektu zadejte přímo podle hodnoty ze zadání a stiskněte Enter. Na obrazovce by se vám měly objevit údaje o vybraném objektu. Můžete si vyzkoušet i některý z možných způsobů vyhledávání objektů (viz Volitelné kroky). - jednotlivé typy infotypů jsou umístěny vždy v seznamu v levé části pěti záložek, které je třídí podle jejich statusu. Vždy budete pracovat pouze se záložkou Aktivní. Ostatní statusy slouží především pro schvalovací řízení při plánování organizačních změn. Druhy infotypů, které mají ve zvoleném Období alespoň jeden záznam, jsou označeny zelenou "skobičkou". V pravé části je několik přepínačů pro výběr vhodného časového intervalu. Jeho význam závisí na právě prováděné operaci. Při zakládání nového infotypu omezuje jeho platnost, při změně nebo prohlížení infotypů stávajících pak slouží k jejich výběru. - nastavte přepínač na volbu Období, vyplňte pole Od a Do podle hodnot ze zadání, označte infotyp Objekt a stiskněte tlačítko Přehled. Objeví se vám seznam všech infotypů jejichž období platnosti (Počáteční datum a Konec) alespoň zasahují do zvoleného období. Ve sloupci Označení si můžete všimnout, že ačkoliv se Id objektu v čase nemění, mohou se měnit jeho charakteristiky. Vyberte infozáznam platný k dnešnímu dni a stiskněte tlačítko Výběr. Teď už jste na obrazovce s detailními údaji zvoleného infotypu a kromě vlastních informací si zde můžete nechat zobrazit i změnový protokol tlačítkem Informace o změně. Vraťte se Zpět (2 krát) na základní obrazovku Údržba objektu. - na označené infotypy se můžete přepnout i rychleji přímým použitím tlačítka Zobrazení infotypu. Dostanete se na infotyp, který nejlépe sedí na zadané Období. Můžete si to vyzkoušet třeba pro volbu Období Dnes. Založení, Kopírování, Vymezení, Změna nebo Výmaz infotypu by se provedl podobným způsobem pomocí příslušných tlačítek. Organizační jednotku uvedenou v zadání ale nemodifikujte. Spíše se vraťte do této transakce ve chvíli, kdy budete potřebovat opravu nějakého chybně zadaného údaje v objektu, který si vytvoříte v některém z dalších kroků. |
|
Kontrolní bod: - není, v tomto kroku se nic needituje Volitelné kroky: - vyhledání organizační jednotky si můžete vyzkoušet pomocí matchkódu pole Id objektu. Zvolte si Výběr kategorie a stiskněte tlačítko Výběr. Volby Zkratka a označení a Hledaný pojem nabídne jednoduchá vyhledávací pole. Po doplnění vhodných hodnot stiskněte tlačítko Hledání. V získaném seznamu si najděte vhodný objekt. V Internetovém rozhraní se ale jeho id po kliknutí na něj bohužel nepřenese do pole ID objektu hlavního okna a tak si je musíte zapamatovat a zapsat ručně. Volba Hledání struktury má jednoduché a intuitivní rozhraní, Volný výběr je určen spíše pokročilým uživatelům. Na jiné volby se z nich dostanete pomocí tlačítka Jiná nápověda vyhledávání. Poslední alternativou pak samozřejmě zůstává i vyhledávání pomocí Manažeru objektů. Zadávání vyhledávacích kritérií je obdobné. Nalezený objekt dostanete do hlavního okna dvojklikem. |
|
Výstupy: - žádné, krok nic needituje |
|
Zapište si: - není třeba opisovat žádní údaje |
|
Poznámka pro správce scénáře: - organizační jednotka VŠE a.s. byla založena na ukázku pomocí transakce PPOC_OLD s hodnotami Zkratka: VŠE a.s., Označení: VŠE a.s. - firma pro cvičení IT_XXX, Období platnosti: 1. 1. 2002 - 31. 12. 9999. Tato transakce pro objekt vytvoří infotyp druhu Objekt. Další infotyp druhu Objekt byl přidán ručně pomocí transakce PP01 s Platností 1. 1. 2001 - 31. 12. 2001 a Označením: VŠE a.s. - přípravná fáze. Další hodnoty nebyly měněny. - pomocí transakce PPOM_OLD (vstupní parametry Organizační jednotka: 60000312, Období zpracování 1. 1. 2002 - 31. 12. 9999, Základní data/View řízení lidského potenciálu) do ní byly přidány tři podřízené organizační jednotky pro jednotlivé předměty: Divize IT-320, Divize IT-323 a Divize IT-575 (přes tlačítko Založení a vyplnění Zkratky a Označení). Pro Divizi IT-323 pak byly přidáno ještě 7 úseků pro jednotlivé kurzy. Na pozadí se vygenerovaly infotypy typu Propojení, které se vždy zobrazují jak u mateřského, tak u dceřiného objektu. - všechny další objekty, které studenti budou zakládat by měly být umisťovány do této struktury. Především proto, aby se případně daly snadněji najít, zkontrolovat a případně i vymazat. |
|
2.2 Personální vývoj (PD) a jeho organizační uspořádání
Organizační management jako součást Personálního vývoje spravuje tradiční Organizační strukturu - funkcionální popis dané firmy. Systém umí pro flexibilní plánování udržovat několik variant organizační struktury. Pouze jedna z nich je ale aktuálně platná, tj. označená jako aktivní. Mezi variantami je možné se přepínat a dokonce kopírovat jednotlivé objekty. Vedle toho se většinou ještě udržuje hierarchie plánovaných míst, která odráží přímo vztahy nadřízenosti a podřízenosti a používá se především pro reporting. Všechny objekty Personálního vývoje jsou identifikovány interním číslem a vedle toho mají i svou zkratku a dlouhý název (tyto charakteristiky mohou být stejné pro více objektů). Platí pro ně vše, co bylo uvedeno v poznámce o objektovém pojetí personalistiky.
Vlastní "organizační pavouk" se v nejjednodušší formě skládá ze stromové hierarchie organizačních jednotek, které představují jednotlivé útvary firmy. Každá z jednotek může obsahovat několik plánovaných míst. Plánované místo představuje příležitost pro najmutí jednoho "pracovního poměru". Definování větší "kapacity" je sice možné, v praxi se ale moc nepoužívá. Naopak je běžné přijímání pracovníků na částečné pracovní úvazky. Možnost obsazení plánovaného místa osobou se řídí jeho statusem. Obsazená místa již mají přiřazeny zaměstnance (z modulu Personální management), nebo uživatele (z modulu pro Správu uživatelských oprávnění), volná místa na ně teprve čekají (je ale možná integrace s modulem pro nábor pracovníků). Plánované místo může být také již dále neobsazované.
Organizační strukturu je možné doplnit pomocí celé řady popisných objektů. Profese specifikuje plánované místa z hlediska obecného charakteru požadované práce. Může být použita pro více plánovaných míst zároveň a je proto něco jako jejich generalizace. Všem výše uvedeným objektům mohou být přiřazeny úlohy přímo popisující jednotlivé úkony a aktivity pracovní náplně. Uplatňuje se přitom princip dědění, kde například všechny úlohy přidělené profesy automaticky "získává" touto profesí popsané plánované místo a hlavně přiřazený zaměstnanec. Úlohy mohou také představovat jednotlivé kroky procesů definovaných v systému pro Řízení workflow. Mezi další objekty patří nákladové středisko, kvalifikační profil nebo kariéra.
Pro práci s organizační strukturou můžete zvolit hned několik typů transakcí. Expertní režim sice umožňuje pracovat přímo s jednotlivými infotypy objektů, na druhou stranu ale není příliš vhodný pro budování vlastní hierarchie. Veškerá nová přiřazení, přesouvání nebo rušení propojení mezi objekty byste totiž musely zadávat přímo jako záznamy v tabulkách (infotyp Propojení). Transakce využívající grafické podoby organizační struktury naopak nabízejí snadné rozhraní pro propojování objektů a nověji podporují i technologii Drag and drop. Zase ale zobrazují v jednotlivých pohledech pouze nejdůležitější objekty a jejich infotypy. Pro většinu rutinních operací to ale bohatě stačí.
Transakce: PPOM_OLD - změna organizační struktury
2. PPOM_OLD - změna organizační struktury |
Cíl: založit si vlastní část organizační struktury (organizační jednotky a plánovaná místa) |
Transakce PPOM_OLD je transakcí pro snadnou údržbu organizační hierarchie firmy. Umožňuje zakládat, měnit a mazat celou řadu objektů z oblasti Personálního vývoje. Množství informací, které o nich poskytuje se dá přepnout pomocí několika variant zobrazení (volí se při vstupu do transakce nebo uvnitř přes menu Skok). Vy budete pracovat s variantami Organizační struktura a Plán obsazení. Na druhou stranu tato transakce umožňuje editovat pouze velmi malou část údajů uložených v jednotlivých infotypech. Změny se provádějí pomocí tlačítek nebo voleb z menu Zpracování. Jedná se hlavně o přejmenovávání objektů, omezení jejich platnosti nebo mazání jejich propojení. Pokud potřebujete s určitým objektem provést rozsáhlejší úpravy, musíte jej označit a zvolit v menu Skok/Popis objektu. Tento odkaz vás přenese do již známé transakce PP01. |
|
Vstupy z role (PERSONALISTKA): Organizační jednotka: 60000312 VŠE a.s. - firma pro cvičení IT_XXX Období zpracování Od: 1. den 1. měsíce aktuálního semestru Do: poslední den posledního měsíce aktuálního semestru |
Vstupy z dokladu (): - nejsou |
- na vstupní obrazovce vyplňte pole Organizační jednotka a Období zpracování podle hodnot ze zadání, zvolte View: Základní data/View řízení lidského potenciálu a stiskněte tlačítko Změna. Alternativně si můžete vrcholovou Organizační jednotku najít i v Manažeru objektů a pro vstup do vlastní transakce použít dvojklik. Dejte si ale pozor ať i v tomto případě máte správně vyplněné Období zpracování. Hodnoty z těchto polí se totiž budou automaticky používat jako implicitní časový rozsah pro všechny vytvářené objekty a jejich vzájemná propojení. Pokud zde uvedete špatné údaje budete možná pracovat v časovém intervalu, který je určen studentům z kurzů v jiných semestrech. Uvnitř transakce si můžete zkontrolovat přednastavené období zpracování pomocí menu View/Období zpracování. - nejprve budete pracovat s organizační strukturou. V hlavním okně Organizační struktura - změna teď vidíte část organizační hierarchie firmy podléhající Organizační jednotce zadané na vstupní obrazovce. Pomocí tlačítek Rozbalení a Komprimace můžete zobrazovat a schovávat kliknutím označené větve celého pavouku. Zobrazte si organizační hierarchii Divize IT-XXX (za XXX si dosaďte číslo vašeho předmětu) tak, abyste na obrazovce viděli i Úsek s číslem vašeho kurzu. Prvních sedm voleb v menu View slouží k zobrazení/schování popisných atributů jednotlivých objektů a jejich propojení. Pokud nevidíte časovou platnost objektu zapněte si jí pomocí volby Object period on. Poslední důležité tlačítko je Aktualizace. Umožní vám vidět i změny, které někdo provádí paralelně s vámi. Občas je vhodné je stisknout, protože v Internetovém rozhraní se ne všechny změny správně aktualizují. - vytvořte si svojí část organizační hierarchie. Umístěte kurzor na organizační jednotku Úsek XX pro studenty kurzu XX (za XX si doplňte číslo vašeho cvičení) a stiskněte tlačítko Založení. V následující obrazovce vyplňte Zkratku a Označení (oba názvy by měly představovat nějaký smysluplný organizační útvar a pro snadnou identifikaci měly začínat vaším školním loginem jako kódem) podřízeného objektu a stiskněte tlačítko Uložení. Nová jednotka se objeví v organizačním pavouku (v modré barvě). Ve sloupci Object period můžete vidět, že její časová platnost končí až 31. 12. 9999. Převzala se totiž z mateřské jednotky. Označte proto novou organizační jednotku kliknutím myší a zvolte v menu volbu Zpracování/Vymezení/Objekt. Stiskněte tlačítko Datum rozlišení, vyplňte Mezní datum podle hodnoty Do ze zadání a stiskněte Dále. Po stisknutí tlačítka Vymezení se vrátíte zpět do hlavního okna. Datumy už by měly být v pořádku. Podobným způsobem si založte ještě alespoň jednu organizační jednotku, tentokrát už uvnitř vaší struktury a opět ji správně časově vymezte. - dále musíte do organizační struktury doplnit pracovní místa. Tlačítkem Plán obsazení se přepněte na obrazovku Plán obsazení - změna (na organizační strukturu se kdykoliv můžete vrátit tlačítkem Zpět). Vidíte zde sice tutéž organizační strukturu, ale máte k dispozici jiná tlačítka pro práci s dalšími objekty. Vyberte si vaši vrcholovou organizační jednotku, označte ji myší a stiskněte tlačítko založení Plánovaného místa. Volitelně si pomocí matchkódu Vyberte popisnou profesi (můžete si založit i nějakou vlastní tlačítkem Založení profesí, ale opatrně - jsou samozřejmě společné pro celou databázi). Vyplňte Zkratku, Označení (opět by měly začínat vaším školním loginem, budou se vám pak lépe hledat) a Počet požadovaných položek a stiskněte tlačítko Uložení (pokud jste nevybrali profesi, tak teď oklepněte tlačítkem Dále chybové hlášení). Opět založené plánované místo (v pavouku má žlutou barvu) správně časově vymezte (menu Zpracování/Vymezení/Objekt). Podobným způsobem si založte alespoň ještě jedno plánované místo v některé z vašich organizačních jednotek. - pokud si chcete projít i volitelný 4. krok tohoto scénáře a prohlédnout si Manager´s Desktop, podívejte se teď na volitelné kroky. V opačném případě si už jen vyberte některé ze svých neobsazených plánovaných míst a zapište si jeho id, zkratku nebo označení (příslušné hodnoty nejjednodušeji zjistíte, když si zapnete příslušné sloupce v menu View). V dalším kroku na něj budete přijímat nového pracovníka. Pomocí tlačítka Zpět (několikrát) pak můžete transakci ukončit. |
|
Kontrolní bod: - vizuální kontrola založené části organizační hierarchie přímo v transakci PPOM_OLD. Především si ve sloupci Object period zkontrolujte, že časová platnost všech vámi založených objektů končí v rámci období uvedeného v zadání (pokud ne, tak časové intervaly opravte). Můžete si také v menu View/Období zpracování změnit období na příští semestr - celá vaše část organizační hierarchie by měla "zmizet". Volitelné kroky: - v rámci obrazovky Plán obsazení - změna nejprve musíte vymezit vztahy podřízenosti a nadřízenosti také uvnitř jednotlivých organizačních jednotek. Jedno pracovní místo v každé organizační jednotce může mít funkci vedoucího, ostatní plánovaná místa jsou pak jeho bezprostřední podřízení. Pokud nemáte ve vaší vrcholové organizační jednotce alespoň dvě plánovaná místa, tak si je teď založte (včetně správného časového vymezení). Pak označte jedno z nich myší a v menu zvolte Zpracování/Plánované místo vedoucího/Založení (pomocí tlačítka Období si můžete zkontrolovat interval platnosti funkce vedoucího) a stiskněte tlačítko Založení. V plánu obsazení u vybraného vedoucího místa objeví buřinka. Totéž můžete provést i v dalších vašich organizačních jednotkách. - dále už jen musíte obsadit vaše nejvyšší plánované místo s funkcí vedoucího organizační jednotky "sami sebou", tzn. přiřadit na něj vaše uživatelské konto. Označte proto toto plánované místo myší a stiskněte tlačítko Přiřazení majitele. V poli Typ vyberte klíč US jako Uživatel a do pole Název napište svůj login do systému SAP R/3 (pravděpodobně StudentXX, za XX dosaďte své číslo). Procentní sazbu obsazení nechte na 100%, Období doplňte podle hodnot ze zadání a stiskněte Uložení. Přiřazený uživatel se objeví v plánu obsazení (v zelené barvě). Období platnosti objektu uživatel nechte tak jak je. - přiřazování uživatelů na plánovaná místa je jen provizorní řešení. V praxi se na ně přiřazují samozřejmě pracovníci a příslušná práva potřebná pro Manager´s Desktop se získávají z modulu pro správu uživatelských oprávnění. A ještě jednu poznámka - přiřazení uživatele na další plánované místo nemaže ostatní přiřazení. Protože uživatelská konta jsou sdílená mezi několika studenty, je pravděpodobné, že v Manager´s Desktopu uvidíte i jejich části organizační struktury (a oni zase uvidí vaše objekty). Proto by bylo vhodné po vyzkoušení kroku 4 tohoto scénáře přiřazení svého uživatelského konta na vaše plánované místo vymazat (označit uživatele a zvolit v menu Zpracování/Výmaz/Propojení, pozor ne Objekt - to byste mazali uživatelské konto). |
|
Výstupy: - objekty organizační struktury: jednotlivé založené objekty a jejich infotypy si můžete prohlédnout v transakci PP01, rozhodně to ale není nutné (spíš pro zajímavost). |
|
Zapište si: - Id, zkratku a označení plánovaného místa, na které budete chtít přijmout nového pracovníka a Id, zkratku a označení organizační jednotky, do které toto plánované místo patří. |
|
2..3 Personální management (PA) a jeho organizační uspořádání
Personální management se v podstatě stará o jediný, ale zato nejdůležitější, objekt - zaměstnance. Obsahuje celou řadu infotypů rozčleněných tématicky do skupin. Mezi základní data osoby patří např. základní Data k osobě, Adresa, Bankovní spojení a nebo infotyp Organizační přiřazení (včetně integrace s Personálním vývojem). Základní data k pracovnímu poměru seskupují mzdové infotypy. Plánovaná pracovní doba, Základní příjmy a Kontingenty nepřítomnosti (limity dovolené) jsou jen některé z nich.
Pro snadnou údržbu všech potřebných údajů potřebuje především nějaké jednoduché roztřídění pracovníků do menších skupin. To obstarává tzv. Podniková struktura. Každý pracovník je přiřazen do jedné Personální oblasti, která se může dále členit na Dílčí personální oblasti. Začlenění zaměstnance ovlivňuje především výběr povolených hodnot. Každá Personální oblast je také jednoznačně přiřazena k jednomu Účetního okruhu. Do něj se účtují veškeré náklady a další účetní operace vyvolané pracovníkem (např. mzdy, cestovní náklady, srážky z platu).
Personální struktura slouží pro účely mzdové klasifikace. Pracovníci rozdělují do Skupin pracovníků, které představují hrubé rozčlenění všech zaměstnanců podle typu jejich vztahu k firmě (externí, aktivní, důchodci). Podrobnější členění každé skupiny do Okruhu pracovníků už představuje de facto výběr základních mzdových druhů (měsíční, hodinová, výkonová mzda). Okruh zúčtování mezd a platů jde napříč tímto rozčleněním a spojuje dohromady zaměstnance, kterým má být spočítána a vyúčtována mzda ve stejný den (jednou za měsíc, jednou za týden). Má význam především pro spouštění zúčtovacích běhů výpočtu mezd.
Vedle transakcí pro ruční úpravu jednotlivých infotypů jsou k dispozici i tzv. Personální opatření. Ta usnadňují typické personální operace tím, že umožňují postupné zpracování více souvisejících infotypů v jediné sekvenci. Například při přijímání nového zaměstnance je nutné přiřadit mu osobní číslo, zanést do databáze jeho základní údaje, zaznamenat jeho adresu a bankovní spojení a případně jej přiřadit na určité místo v organizační struktuře. Sytém tak napomáhá tomu, aby se na nic nezapomnělo. Právě Organizační opatření Přijetí do zaměstnání budete provádět v následujícím cvičení.
Transakce : PA40 - personální opatření
3. PA40 - personální opatření |
Cíl: přijmout nového zaměstnance a vyplnit mu všechny potřebné infotypy |
Personální opatření je seskupení několika souvisejících infotypů do společné sekvence tak, aby se při větších personálních událostech na nic podstatného nezapomnělo. Transakce PA40 vám bude nabízet jednotlivé obrazovky s infotypy, které se mají založit při přijímání zaměstnance do pracovního poměru. Postupně je vyplňte podle pokynů uvedených dále. Uložení údajů vás pokaždé přenese na další infotyp ze sekvence. Pokud někde uděláte chybu můžete se pomocí tlačítek Předchozí záznam a Následující záznam vrátit na libovolný již založený infotyp a změnit jeho hodnoty. Tlačítko Přehled vám zobrazí seznam všech infotypů stejného druhu, které už pro daného zaměstnance existují. Na rozdíl od objektů z organizační struktury není nutné platnost infotypů objektu zaměstnanec většinou časově omezovat (samozřejmě s výjimkou jeho přiřazení na plánované místo). Ve scénáři jsou komentovány pouze povinné údaje. |
|
Vstupy z role (PERSONALISTKA): Personální oblast: CZ01 Dílčí personální oblast: 0001 Skupina pracovníků: 1 (aktivní) Okruh pracovníků: T3 (měsíční plat) Zúčtovací okruh: T0 (Zúčtovací okruh ČR) |
Vstupy z dokladu (PRACOVNÍ SMLOUVA): Začátek pracovního poměru: 1. den 2. měsíce aktuálního semestru Konec pracovního poměru: 31. 12. 9999 (v SAP R/3 doba neurčitá) Procento pracovního úvazku: 100% Druh smlouvy: na dobu neurčitou Zkušební doba: 4 týdny (nebo žádná) Začátek přiřazení na vaše plánované místo: jako začátek pracovního poměru Konec přiřazení na vaše plánované místo: poslední den předposledního měsíce aktuálního semestru Pravidla plánu pracovní doby: GLZ Tarifní skupina: T, Platová třída: 09 Mzdový druh: M030 (Měsíční plat) - výše podle uvážení Typ dovolené: 01 Řádná dovolená - výše podle uvážení |
- na vstupní obrazovce Personální opatření nechte pole Osobní číslo prázdné (pokud už tam nějaká hodnota je, tak ji vymažte, aby vám systém vygeneroval Osobní číslo zaměstnance automaticky) a vyplňte Začátek pracovního poměru podle hodnoty ze zadání. Do řádku s opatřením Přijetí do zaměstnání doplňte Personální oblast, Skupinu pracovníků a Okruh pracovníků. Zadané hodnoty si můžete nechat zkontrolovat stisknutím Enteru. Pak označte opatření Přijetí do zaměstnání stisknutím čtverečku vlevo na kraji tabulky s opatřeními a stiskněte tlačítko Provedení. - infotyp Opatření obsahuje základní informace o prováděném opatření. Pole Osobní číslo by mělo být v tuto chvíli ještě prázdné. Stisknutím Enteru proto vyvolejte kontrolu údajů zadaných do infotypu, aby se vygenerovalo. Už jej samozřejmě neměňte. Zkontrolujte hodnoty v polích Platné (datum začátku pracovního poměru až 31. 12. 9999), Druh opatření, Personální oblast, Skupina pracovníků a Okruh pracovníků. Pole Plánované místo nechte prázdné (organizační zařazení pracovníka určíte až v následujícím speciálním infotypu) a stiskněte tlačítko Uložení. - infotyp Organizační přiřazení umožňuje zařazení zaměstnance na plánované místo bez nutnosti vyvolání jiné transakce. Doplňte Dílčí personální oblast, zkontrolujte hodnoty v polích Platné (začátek pracovního poměru), Do (31. 12. 9999) a Zúčtovací okruh a stiskněte Enter. Pro zařazení pracovníka na plánované místo stiskněte tlačítko Přiřazení. Na speciální obrazovce zaškrtněte volbu Přiřazení plánovaného místa a na záložce Budoucí přiřazení vyplňte vaše Plánované místo z kroku 2 (mělo by být jiné, než na které jste volitelně přiřadili své uživatelské konto), Procento úvazku a Konec přiřazení. Stiskněte tlačítko Dále, které vás vrátí zpět na hlavní obrazovku. Stiskněte Uložení. - infotyp Data k osobě představuje základní popis zaměstnance a zakládá se většinou s platností na celou dobu jeho života. Vyplňte alespoň Platnost (datum narození zaměstnance - 31. 12. 9999), Oslovení, Příjmení, Jméno, Rodné číslo a Datum narození (musí mít starší hodnotu než pole Platné od) a stiskněte pro kontrolu Enter. Pokud vyplníte pole Rodinný stav hodnotou Ženatý/Vdaná nebo pole Počet dětí hodnotou větší než nula, tak by vám systém měl automaticky zařadit do sekvence i příslušné infotypy pro tyto spřízněné osoby (pokud přijdou na řadu, tak je vyplňte podobně jako infotyp Data k osobě). Stiskněte tlačítko Uložení. - infotyp Adresy obsahuje údaje potřebné pro komunikaci se zaměstnancem. Pomocí klíče Druh adresy (nechte zde hodnotu 1 pro Trvalé bydliště) se ještě jemněji klasifikuje do subtypů. Vyplňte alespoň pole Platné (začátek pracovního poměru - 31. 12. 9999) a Místo. Stiskněte Enter pro kontrolu a Uložte údaje. - infotyp Součásti smlouvy uchovává údaje z uzavřené pracovní smlouvy. Zkontrolujte hodnoty v polích Platné (začátek pracovního poměru), Do (konec pracovního poměru) a Druh smlouvy. Upravte časovou jednotku v padacím menu u Příplatků k nemocenské dávce tak, aby neobsahovala Měsíce, ale Dny nebo Týdny (pro Měsíce totiž není provedena customizace). Vymažte dobu trvání Zkušební doby a v padacím menu časové jednotky zvolte prázdnou hodnotu. Pokud zaměstnanci Zkušební dobu necháte nastavenu, zařadí vám systém dynamicky do sekvence infotyp pro Sledování termínů (až přijde na řadu, tak jej jen zkontrolujte a Uložte). Stiskněte Enter pro kontrolu a údaje Uložte. - infotyp Plánovaná pracovní doba je základním infotypem pro modul Časový management. U pracovníků, kteří nejsou odměňováni výkonově má jen informativní charakter. Zkontrolujte časovou platnost infotypu v polích Platné (začátek pracovního poměru) a Do (konec pracovního poměru). Pole Pravidla plánu pracovní doby (klíč GLZ) přiřazují zaměstnanci některý z připravených kalendářů pracovních směn. Hodnotu pole Status časového managementu (Bez časové evidence) vypíná nebo zapíná integraci s Časovým managementem. Stiskněte Enter pro kontrolu a údaje Uložte. - infotyp Základní příjmy uchovává obecné informace o těch základních složkách mzdy zaměstnance, které se vážou na kalendářní období. Vedle toho může být zaměstnanec samozřejmě odměňován i/nebo za odvedený výkon a pobírat různé odměny a příplatky. Váš zaměstnanec bude brát pouze pravidelný měsíční plat. Zkontrolujte hodnoty v polích Platné (začátek pracovního poměru) a Do (konec pracovního poměru), zvolte Tarifní skupinu a Platovou třídu podle hodnot ze zadání a stiskněte Enter. Do tabulky s Mzdovými druhy se vám z katalogu tarifů načtou připravené složky platu. Upravte Částku podle svého uvážení, stiskněte Enter pro kontrolu a údaje Uložte. - infotyp Zadání data umožňuje uchovávat v systému datumy nejrůznějších událostí, které se týkají zaměstnance. Systém podle nich pak může automaticky inicializovat procedury workflow nebo alespoň zobrazovat upozornění. K vašemu zaměstnanci se žádná taková událost zatím nevztahuje takže jen zkontrolujte pole Platné (začátek pracovního poměru - konec pracovního poměru), stiskněte Enter pro kontrolu a údaje Uložte. - infotyp Nárok na dovolenou představuje nárok zaměstnance na dovolenou pro aktuální rok. Zkontrolujte hodnoty v polích Platné (začátek pracovního poměru) a Do (konec kalendářního roku). Pro Typ dovolené ze zadání doplňte výši Nároku (pozor je uvedená v týdnech pomocí desetinného čísla) a zkontrolujte v polích Začátek odpočtu (začátek pracovního poměru) a Konec odpočtu (poslední den následujícího kalendářního roku) období, po které je možno dovolenou čerpat. Stiskněte Enter pro kontrolu a údaje Uložte. - infotyp Bankovní spojení definuje způsob výplaty mzdy zaměstnanci. Po kontrole pole Platné (začátek - konec pracovního poměru) vymažte hodnotu v poli Způsob platby (pomocí matchkódu si můžete ověřit, že odpovídá Platbě v hotovosti) a stiskněte Enter pro kontrolu údajů. Alternativně můžete zkusit s trochou rizika (chybová hlášení zde nejsou moc intuitivní) nadefinovat Způsob platby na U pro Bankovní převod - tuzemsko. Pomocí matchkódů vyberte Kód banky plátce a Příjemce a stiskněte Enter pro kontrolu. Dopište číslo Účtu zaměstnance a potřebné bankovní Symboly. Ať už se rozhodnete pro kteroukoliv z variant, údaje Uložte. - infotyp Daňová data CZ by měl být intuitivní. Zkontrolujte pole Platné (začátek - konec pracovního poměru) a zaškrtněte, zda zaměstnanec podepsal ve firmě daňové Prohlášení a které Nezdanitelné částky se na něj vztahují (více informací viz kurz VF_224 :-). Stiskněte Enter pro kontrolu a údaje Uložte. - infotyp Pojistné CZ opět odpovídá české legislativě. Po kontrole pole Platné (začátek - konec pracovního poměru) zkontrolujte rodné číslo zaměstnance v poli Identifikační číslo pro ZP a nastavte klíč Zdravotní pojišťovny. Stiskněte Enter pro kontrolu údajů. Jste na posledním infotypu ze sekvence, takže po stisknutí tlačítka Uložení se vrátíte zpět na vstupní obrazovku s personálními opatřeními (pokud ještě potřebujete změnit některé údaje na jiných infotypech, tak to udělejte ještě předtím). Tlačítkem Zpět nebo Konec pak ukončete celou transakci. |
|
Kontrolní bod: - v transakci PA30 si můžete prohlédnout infotypy, které byly v průběhu personálního opatření založeny. Zároveň zde můžete provést jejich ruční korekci. Infotypy jsou roztříděny do záložek podle tématické příbuznosti. Možný je také jejich Přímý výběr přes název nebo číslo Infotypu. Jinak se transakce ovládá podobně jako transakce pro expertní správu objektů Personálního vývoje PP01. Volitelné kroky: - projděte si ještě jednou tento krok scénáře a přijměte dalšího zaměstnance s jinými údaji. Měla by také fungovat některé další druhy opatření. |
|
Výstupy: - objekt zaměstnanec a jeho infotypy |
|
Zapište si: - osobní číslo svého zaměstnance (zaměstnanců) |
|
2.3 Výkaznictví a Manager desktop
Personalistika má ve firmě specifické postavení. Vedle specializovaného oddělení pro řízení lidských zdrojů může být celá řada personálních úkolů delegována do rukou jednotlivých vedoucích útvarů. Rozdělení kompetencí záleží na uplatňovaném stylu řízení. Vytváření plánovaných míst, přijímání pracovníků, ale například i mzdové nebo kapacitní otázky se mohou řešit s různou mírou centralizace. Vždy se jedná o kompromis mezi flexibilitou na straně jedné a nároky na interní disciplínu při zadávání údajů a požadavky na liniové vedoucí na straně druhé.
Pro systém z toho vyplývá několik požadavků. Především je nutná kvalitní správa uživatelských oprávnění, nejen v kontextu zákona o ochraně osobních údajů. Liniový vedoucí musí mít přístup pouze k informacím o svých bezprostředních podřízených. Útvar personalistiky pak na něj může delegovat některé aktivity s tím, že některé z nich ještě podléhají různých limitům nebo schvalovacím procedurám. K propuštění osoby z pracovního poměru například může být nutný souhlas vyššího nadřízeného, mzdové příplatky mohou být podřízeným přidělovány jen do vyčerpání rozpočtu atd. Velmi často se v této oblasti využívá systém řízení workflow.
Z tohoto důvodu potřebuje útvar personalistiky ke své práci flexibilní informační systém. Reporty musí přinášet komplexní přehled situace a zároveň také umožňovat detailní dohledání libovolného údaje. Podobně jako u transakcí pro správu personálních údajů jsou proto i zde k dispozici jednak jednoduché výkazy informující o personální struktuře firmy (včetně grafické podoby), jednak obecné vyhledávací nástroje. Pro liniové vedoucí je pak k dispozici speciální transakce Manager's desktop, která jim umožňuje provádět základní personální operace z jediného místa.
4. PPMDT - Manager´s Desktop |
Cíl: ukázat personalistickou transakci pro liniové manažery |
Transakce PPMDT Manager´s Desktop je "personálním pracovištěm" liniového manažera. Může si v ní vyhledávat informace o svých podřízených a provádět celou řadu úkolů od organizačních změn, přes hodnocení zaměstnanců až po například řízení služebních cest. Nutnou podmínkou pro spuštění této transakce je přiřazení vlastního uživatelského účtu na některé plánované místo (a v praxi samozřejmě také vlastnictví příslušných systémových oprávnění). Celý tento krok už je volitelný a navazuje na volitelnou část druhého kroku. |
|
Vstupy z role (LINIOVÝ MANAŽER): Přiřazené uživatelské konto k plánovanému místu Období zpracování: pondělí až pátek některého týdne, ve kterém platí přiřazení pracovníka na plánované místo (viz krok 2) |
Vstupy z dokladu (): nejsou |
- pokud se vám po spuštění této transakce (případně správném nastavení Období zpracování, viz dále) nenačte do hlavního okna Manager´s Desktopu příslušná část vaší organizační struktury, došlo pravděpodobně ke zrušení přiřazení vašeho uživatelského účtu na plánované místo (stejné uživatelské konto totiž zatím sdílí více studentů). V takovém případě si znovu projděte volitelnou část druhého kroku a propojení obnovte. Případné objekty ostatních studentů zobrazené "navíc" jsou naopak důsledkem přiřazení stejného uživatelského účtu na více plánovaných míst. Nemusíte si jich všímat a neměňte je. - pomocí tlačítek v horní části okna se můžete přepínat mezi jednotlivými oblastmi personalistické práce. Pro každou z nich se vygeneruje jiný seznam Vybraných funkcí umístěný v levé části okna. Většinou se jedná o nejrůznější reporty a analýzy. Výjimkou ale není ani přímé spouštění jiných personalistických transakcí. Mezi způsobem zobrazení objektů z organizační hierarchie pak můžete přepínat pomocí několika záložek, které různě omezují rozsah uvedených údajů. Zobrazené charakteristiky objektů můžete upravit pomocí tlačítka Výběr sloupců. - stiskněte tlačítko Pracovník a zvolte si záložku Všichni podřízení pracovníci. Pomocí tlačítka Datum nastavte Období zpracování na časový interval ze zadání. Rozkliknutím organizační hierarchie si ověřte, že je nově přijatý zaměstnanec (zaměstnanec má ikonku se dvěma figurami) opravdu zařazen na plánované místo, na kterém má být a označte jej kliknutím myší. V části okna Vybrané funkce si vyberte výkaz Pracovník/Výkazy/Časový management/Personální plán pracovní doby a klikněte na něj. Zobrazí se vám tabulka s výpisem pracovního kalendáře vašeho zaměstnance. Vraťte se Zpět. - tlačítkem Organizace se přepněte do jiného úseku personální práce. Tentokrát myší označte vaši vrcholovou organizační jednotku a z Vybraných funkcí zvolte report Organizace/Plánování + administrace/Neobsazená plánovaná místa. Dostanete seznam plánovaných míst, která jsou v zadaném Období zpracování volná. Opět se vraťte Zpět.
|
|
Kontrolní bod: - vizuální kontrola obsazení plánovaných míst přímo v transakci Manager´s Desktop. Volitelné kroky: - v Manager´s Desktopu vidíte organizační strukturu v novém grafickém provedení. I místo transakce PPOM_OLD už se objevila nová Enjoy transakce PPOME (pro read-only zobrazení pak PPOSE) s vylepšeným grafickým rozhraním. V Internetovém rozhraní ale ještě nefunguje úplně správně (obtížně se například ruší propojení objektů) a tak byla pro tento scénář vybrána její starší verze. Určitě si v ní ale teď můžete prohlédnout výsledek svého snažení. Tato transakce umí zobrazit i staré rozhraní, takže vylepšenou grafiku možná budete muset na vstupní obrazovce (nebo kdykoliv uvnitř transakce) vyvolat přes menu Nastavení/Změna rozhraní údržby. |
|
Výstupy: - žádné, v kroku se nic needituje |
|
Zapište si: - nic, není nutné opisovat žádné údaje |
|