Scénář 1: Zpracování prodejní zakázky 3 - DISPOZICE A NÁKUP

Transakce MD03 - plánování materiálových požadavků

3.1 MRP a dispoziční seznam

Na vlastní plánování materiálových požadavků (MRP) se budeme v tomto scénáři dívat jako na černou skříňku. Postačí nám vědět, že MRP kontroluje stav zásob v čase a podle  požadavků na vyskladnění materiálu (získávají se z prodejních zakázek nebo rezervací) generuje příslušné požadavky na doplnění stavu zásob (výrobní zakázky, požadavky na nákup). Může přitom používat několik parametrizovatelných metod (dispozice podle objednací hladiny, prognózy nebo plánu). Probíhá většinou na úrovni jednoho závodu a může nebo nemusí při plánování rozkládat kusovníky zvolených materiálů. V praxi se většinou spouští dávkově a hromadně pro více materiálů.   

Nás tak bude zajímat jenom výstup z MRP, tzv. dispoziční seznam se všemi relevantními požadavky - dispozičními prvky. První položkou je vždy aktuální zásoba závodu (ZásZáv) a pod ní jsou uvedené všechny plánované příjmy a výdaje, seřazené právě podle datumu, kdy má k pohybu materiálu dojít. Pro každý Dispoziční prvek je vedle tohoto datumu uvedeno i množství příslušného Přírůstku/Potřeby a Disponibilní množství, které pak zůstane na skladě. Ve sloupci Data k dispozičnímu prvku je uveden doklad, na který se prvek váže. V průběhu scénáře se mění typ (název) prvků, tak jak se z jednoho dokladu stává jiný. Můžete se proto po každém kroku vrátit do transakce MD04 a aktuální podobu dispozičního seznamu si prohlédnout. 

Založením zakázky se pro ni na skladě automaticky rezervuje objednané množství (prvek Zak-Zá). Plánovací běh provede vlastní MRP a doplní pro chybějící zboží požadavky na jejich doplnění (PláZak). Z nich mohou vzniknout požadavky na objednávku (PožObj), ze kterých se následně stanou objednávky (RozObj). Příjmem materiálu na sklad se aktualizuje zásoba závodu a dispoziční prvek zmizí ze seznamu. Při pokračování prodeje je k zakázce při expedici vygenerována dodávka (prvek Zak-Zá se změní na Dodáv.) a po vyskladnění z dispozičního seznamu zmizí. Opět se tím aktualizuje zásoba závodu. Další typy prvků by se používaly například při výrobě.

Transakce MD04 - překlopení plánované zakázky do požadavku na objednávku (POBJ)

3.2  Role: nákupčí

Oddělení nákupu zajišťuje rozhraní mezi výrobou a okolními obchodními partnery. Přebírá požadavky na zajištění materiálu nebo služeb, hledá pro ně vhodné dodavatele a zasílá jim objednávky. Příjem materiálu, převzetí služby, fakturace, placení a účtování už je zpravidla zajišťováno někým jiným. Tyto aktivity ale nákup monitoruje, protože často řeší případné nesrovnalosti (pozdní dodávky, vracení vadného zboží …). Nutnou podmínkou pro správné fungování nákupu proto je úzká součinnost s dalšími organizačními útvary - například controllingem (zejména u dodávek materiálu, které neprocházejí skladem a jdou přímo do spotřeby) nebo financemi.

Celý proces může probíhat v řadě variant. Požadavek na objednávku může být vytvořen ručně (v podstatě kýmkoliv, včetně například oddělení prodeje) nebo automaticky jako výstup různých plánovacích procedur (MRP, kapacitní plánování a další). Hledání dodavatele může být i poměrně složitý proces začínající zasláním poptávky a končící komplexním vyhodnocením všech obdržených nabídek. Systém umožňuje evidovat rámcové smlouvy a optimalizovat jejich využití. Objednaný materiál může být předán na sklad nebo přímo do spotřeby (po doplnění údajů potřebných pro nákladové účetnictví). Faktury většinou zpracovává nákup samostatně a útvar fakturace řeší jen výjimky. Způsob účtování je možné (a někdy nutné) nastavit mnohem dříve než k němu reálně dojde atd.

Klíčová pro nákup je (stejně jako u prodeje) koncepce dokladu – datového souboru, který uchovává informace o realizaci jednoho kroku v rámci zásobovacího procesu. Dokumenty na sebe navazují a „tvoří“ zásobovací cyklus (například požadavek na objednávku – poptávka – nabídka – objednávka – příjemka – faktura - zaplacení), který je možné snadno kontrolovat. Vedle jednorázových objednávek je možné využívat i rámcové smlouvy ve formě kontraktu, které se uzavírají na určitý objem dodávek nebo finanční limit a následné odvolávky už obsahují jen údaje o množství a datumu dodání nebo plánu dodávek. K tomu, aby celý systém pracoval správně je samozřejmě nutné zajistit rychlé předávání dokumentů mezi všemi zainteresovanými partnery.

Organizace nákupu je poměrně jednoduchá. Nákupní organizace je (stejně jako organizace prodejní) právní hlavičkou firmy. Obchodnímu partnerovi identifikuje, s kým vlastně jedná. Každá nákupní organizace si především vyjednává a eviduje své cenové podmínky s jednotlivými dodavateli. Skupina nákupu  zajišťuje propojení s personalistikou. Představuje několik (například geograficky nebo funkcionálně) „spřízněných“ osob, které nákup zajišťují. Závod je místem, na které bude směřovat výsledná dodávka – záležitost logistiky. Může být podrobněji rozčleněn (vazbou 1 : N) na více skladů a je vždy jednoznačně přiřazen jedinému účetnímu okruhu. Propojení těchto čtyř „identifikátorů“ je poměrně hodně volné, tak aby příliš nesvazovalo individuální charakteristiky společnosti. 

Závod musí jednoznačně patřit do účetního okruhu, mimo jiné i proto, aby bylo zřejmé, kam se zaúčtují transakce v něm probíhající. Nákupní organizace je oproti tomu jen právní hlavičkou a tak účetní okruh nepotřebuje. Pokud jej má přiřazený a zajišťuje nákup i pro závod z jiného účetního okruhu, provede se automatické vnitřní přeúčtování. Vazba mezi závodem a nákupní organizací vyjadřuje, které nákupní organizace může závod využít. Velmi často existuje takových organizací několik. Důvodem může být snaha o zavedení „konkurence“ decentralizací oblasti zásobování nebo o jeho „strukturování“. Závod si tak může například vybírat nákupní organizaci podle výhodnosti jejích podmínek nebo je naopak možné v Customizaci nastavit pravidla pro jejich sdílení pomocí tzv. referenční nákupní organizace. Ta většinou odpovídá nákupní centrále, dojednává dlouhodobé kontrakty, na které se ostatní nákupní organizace odkazují. Podobnou informaci představuje i vazba mezi nákupní organizací a skupinou nákupu. Zde je ale obvyklejší hierarchické uspořádání, kdy pod každou nákupní organizaci spadá jedna nebo více nákupních skupin.

Do dokladů se proto postupně doplňují údaje o závodu (kdo inicializuje celý proces a kam bude směřovat výsledná dodávka), skupině nákupu (kdo jej zajišťuje a je zodpovědný za zdárné dokončení) a nákupní organizaci (pod čí hlavičkou nákup proběhne). Účetní okruh se přiřadí automaticky podle vybraného závodu.

V nákupu mají sice cenové podmínky podobnou strukturu, fungují ale trochu jiným způsobem. Na rozdíl od prodeje je totiž nákup nenavrhuje, ale přebírá od dodavatelů. Jejich evidence je proto uspořádána tak, aby byla práce s nimi maximálně jednoduchá a pružná a umožňovala především výběr nejvhodnějšího z dodavatelů pomocí porovnání jejich cen. Protože ale často cena nemusí být jediným kritériem, existuje v systému tzv. pořadač, který pro daný materiál a případně i nákupní organizaci udržuje seznam preferovaných a naopak zakázaných (blokovaných) dodavatelů pro zadaná období platnosti a organizační úroveň.

Cenové podmínky v nákupu nemají vlastní kmenové záznamy. Jejich funkci plní tzv. nákupní informační záznamy, které se váží na určitý materiál, dodavatele, nákupní organizaci a případně i na závod. Vedle cen uchovávají i dodací podmínky, lhůty dodání, standardní velikost dodávek a celou řadu dalších údajů. Ceny se zadávají ručně přímo do jednotlivých dokladů (nabídek a objednávek) a uživatel má možnost určit, zda nově zadaná cena má aktualizovat příslušný nákupní infozáznam. Další možností je uzavírání dlouhodobých rámcových smluv, které mimo jiné fungují i jako zásobárna cenových podmínek.

Druhy podmínek jsou obdobné jako v prodeji. Vedle základních cen jsou to především nejrůznější slevy a přirážky, přepravné a daně. Podobné je i jejich strukturování podle organizačních úrovní (nákupních organizací a závodů). I zde je možné použít referenční nákupní organizaci pro centralizaci nákupu a uzavírání hromadných cenových dohod, které platí i pro „dceřinné“ nákupní organizace. Obdobné je i fungování kalkulačního schématu (váže se analogicky především na dodavatele), použití období platnosti a rozmístění podmínek do hlavičky a položek dokladů.

Při vytváření nového dokladu se systém nejprve pokusí najít nejvhodnějšího dodavatele. Tento krok se podaří pouze pokud existuje pořadač a výběr proběhne tím nejjednodušším způsobem - vezme se první dodavatel ze seznamu. V opačném případě je nutné vybrat dodavatele ručně. Pravidelná aktualizace pořadače je proto klíčovou aktivitou pro automatizaci nákupu. Systém umí pořadač generovat a sám do něj dodavatele uspořádá podle aktuální výhodnosti pomocí speciální transakce. Neprobíhá to ale on-line.

Druhým krokem je nalezení relevantních cen podle pořadí přístupu, které určují kalkulační schéma. Jednotlivé doklady a záznamy se prochází přibližně podle tohoto pořadí. V pořadači může být odkaz na rámcovou smlouvu, může existovat nákupní infozáznam (pokud jich existuje několik, má přednost ten, co je vázaný i na závod před obecným), cena se může převzít i z poslední objednávky. Systém opět převezme tu první nalezenou a ne tu nejvýhodnější.

Oba dva kroky jsou jen doplněním implicitních hodnot do dokladu a jak dodavatele, tak ceny je možno ručně upravit. Velmi často se například zadává odkaz na rámcovou smlouvu, kterou systém nemohl bez pořadače nalézt nebo se doplňují individuální sjednané podmínky. Navíc na rozdíl od prodeje není objednávka posledním místem, kde se mohou ceny upravovat. Ve faktuře se dá udělat celá řada cenových úprav, tentokrát ale už s vlivem na způsob zaúčtování.

Pro účely vedení zásob může být každý závod rozčleněn (vazbou 1:N) na více skladů. Protože právo disponovat s uskladněným materiálem je vždy čistě v kompetenci pracovníků daného závodu, je číslování skladů lokální. Plná identifikace skladu je proto vždy dána číslem závodu a vlastním číslem skladu. V každém skladu se pak eviduje množství uskladněného materiálu zvlášť a to pokaždé v členění podle druhu zásoby. Druh zásoby určuje, jakým způsobem se s materiálem může disponovat. Mezi hlavní druhy patří zásoba volně použitelná (materiál může být kdykoliv vyskladněn), v kontrole jakosti (musí se nejprve převést do volně použitelné), blokovaná (nesmí se přeskladnit) a rezervovaná (vyskladnit se smí jen s referencí na zakázku, která si ji rezervovala). K dispozici je i podrobnější členění na šarže a zvláštní druhy zásob.

Každý pohyb materiálu se v systému eviduje pomocí tzv. materiálového dokladu. Druh pohybu určuje o jaký přesun materiálu jde a řídí aktivity, které při tom musí proběhnout. Především určuje, zda se k dokladu materiálovému vytvoří i doklad účetní a s pomocí dalších parametrů pro něj vybírá vhodné účty. Vedle příjmu a výdeje (zde účetní doklad vzniká vždy) jde materiál i přeskladnit a to jak mezi sklady (zde účetní doklad vzniká pouze pokud jde o přesun mezi dvěma závody s různým účetním okruhem), tak mezi druhy zásob. Přeskladnění může  proběhnout buď v jednom kroku nebo dvoufázově. Pak je materiál v období mezi výdejem a příjmem evidován ve speciálním druhu zásoby. Každý pohyb znamená jeden materiálový doklad, jakmile se zaúčtuje je možné v něm měnit maximálně textová pole. Jde jej ale samozřejmě stornovat.

Hodnotově se zásoby sledují až na úrovni jednotlivých závodů, pokud v Customizaci není nastaveno, že je to dokonce až na úrovni celého účetního okruhu. Každý závod tak má možnost evidovat si zásoby ve vlastních cenách. Způsob ocenění se nastavuje v kmenových záznamech materiálů. Parametr třída ocenění determinuje účty, na kterých se bude materiál evidovat a (spolu s druhem pohybu) i nákladové účty, na které se bude účtovat jeho vyskladnění. Typicky se odlišně účtuje vstupní materiál a zboží. Parametr metoda řízení ceny určuje, zda se budou používat k ocenění pohyblivé (reálné) nebo pevné ceny. U pevných cen do hry vstupují speciální účty cenových rozdílů. Pro vyskladňování materiálu je možné použít FIFO nebo vážený průměr.

Transakce MIGO - příjem materiálu na sklad

Transakce MIRO - založení došlé faktury