Scénář 2 : NÁKUP

Doporučené hodnoty
Prodejní organizace	0001
Cesta odbytu	01
Obor	07
Zadavatel zakázky	1000
Závod	1000
Sklad	0001
Dodavatel	1003
Nákupní organizace	1000
Účetní okruh	CZ01
Expediční středisko	1000
Sklad (Warehouse Management)	010

Použité transakce v oblasti nákupu:

1. ME51 – ruční založení požadavku na objednávku – požadujete dalších 80 ks vašeho zboží

2. ME21 - založení objednávky s referencí na požadavek na objednávku

po každém kroku kontrola transakcí MD04

3. MIGO – příjem materiálu

4. MIRO – příjem faktury za dodaný materiál

Kontrolní bod scénáře: Účetní doklad faktury v transakci MIR4

Doplňující popis vybraných souvisejících transakcí:

Transakce MD04 - překlopení požadavku na objednávku (POBJ) na objednávku

9. MD04 - překlopení požadavku na objednávku (POBJ) na objednávku	- alt. přímo z ME21N (vyhledávání dokladů), doplnění dodavatele a ceny
Nákupčí požadavek na objednávku (PožObj) převezme a vytvoří z ní "rozjednanou" objednávku (RozObj), která bude odeslána dodavateli. Stejně jako v minulém kroku je transakce MD05 pouze vstupní branou do transakce jiné - ME21N, která je tentokrát ale mnohem "robustnější". Představuje totiž nové komplexní prostředí pro správu objednávek s poměrně rozsáhlými možnostmi. Co se nemění je nulový dopad do účetnictví. Objednávka hraje v nákupu podobnou roli jako zakázka v prodeji. Agreguje do sebe všechny informace potřebné pro další kroky a tvoří tak základ pro zpracování celého procesu. Vedle povinného co, od koho, kdy a za kolik určuje například také, zda se bude objednávané zboží přijímat na sklad nebo půjde přímo do spotřeby.
Vstupy z role (NÁKUPČÍ): nákupní organizace: 1000, skupina nákupu: 001	Vstupy z dokladu: dodavatel: 1003 cena: nižší než v zakázce
- na vstupní obrazovce (k MD04) vyplňte Materiál a Závod. V dispozičním seznamu si najděte svůj požadavek na objednávku a dvojklikem nebo ikonkou Detaily k prvku se přepněte na obrazovku s detailními informacemi. Konverze požadavku  na objednávku se provede stisknutím tlačítka Objednávka. Alternativně by šlo přímo spustit transakci ME21N a nalézt si svůj POBJ tak, jak by to dělal nákupčí v praxi. To ale chce trochu víc zkušeností. - na obrazovce Založení objednávky už jste v transakci ME21N. V levé části obrazovky máte Přehled dokladů z oblasti nákupu vyhledaný a uspořádaný podle určitých kritérií (pokud jej nevidíte stiskněte tlačítko Přehled dokladů vypnout/zapnout, které jej zobrazuje a schovává). Transakce MD04, ze které jste sem přišli, vám do něj automaticky načte váš požadavek do složky Open requisitions.  Vyberte jej a stiskněte ikonku Převzetí (kousek nad ním), která z něj vytvoří objednávku. Pokud je zde požadavků více, nezapomeňte pracovat s tím svým. - v pravé části obrazovky se vám teď zobrazila vyplněná objednávka. Systém vás postupně upozorní na pole, která musíte vyplnit. Zadejte Nákupní organizaci (na záložce Data organizace) a stiskněte Enter. Totéž proveďte i s Dodavatelem a Cenou netto materiálu (je bez DPH - daně jsou až záležitostí faktury). Po doplnění tohoto údaje zmizí červený semafor v poli Status položky a doklad je kompletní. Objednávku vytváříme s velkým předstihem před požadovaným datumem dodání (vzpomeňte si na navrhovaný datum uvolnění POBJ), takže by se ani nemělo zobrazit hlášení o možném nestihnutí termínu. Doklad uložte tlačítkem Uložení a opište si jeho číslo.
Kontrolní bod:  - v MD04, kam se po uložení objednávky vrátíte, stiskněte tlačítko Aktualizace. Váš dispoziční prvek se z PožObj změní na RozObj. Alternativně si můžete prohlédnout vytvořenou obejdnávku Volitelné kroky:  - objednávka obsahuje ještě celou řadu dalších údajů, které si můžete prohlédnout. Je to o něco jednodušší než v zakázce, protože záložky pro hlavičku i vybranou položku jsou přímo na základní obrazovce. Projděte si například cenové podmínky.
Výstup:  objednávka: ME23N zobrazení, ME22N změna (poslední založený doklad se automaticky načte do transakce, pokud ne, použijte tlačítko Jiný doklad) aktualizovaný dispoziční seznam: MD04  aktualizovaný požadavek na objednávku: ME53 (tlačítko Statistika všeobecně - pro celý doklad i pro položku)
Zapište si:  číslo objednávky

Transakce MIGO - příjem materiálu na sklad

10. MIGO - příjem materiálu na sklad	Cíl: naskladnění materiálu, účetní doklad
Tímto krokem do procesu zapojujeme další osobu a tou je skladník. Ten přijímá na sklad výrobky od dodavatele a protože má k dispozici vytvořenou objednávku, tak vlastně jen potvrzuje, že dodávka došla v požadovaném množství a kvalitě. Nemusí se vůbec zajímat o její cenu. Také to umožňuje velmi pružně kontrolovat jednotlivé dodávky a eliminuje nutnost ručního opisování údajů. Lépe se tak také hlídají množstevní a časové tolerance. Příjem materiálu se vždy provádí na konkrétní sklad a do konkrétního druhu zásoby (volně použitelná, v kontrole jakosti, blokovaná. Zároveň se vyhotovuje účetní doklad o tomto skladovém pohybu (tradiční účetní už provede jen "kontrolu").
Vstupy z role (SKLADNÍK): závod: 1000, sklad: 0001	Vstupy z dokladu: druh pohybu: 101 datum účtování: otevřené účetní období
- na obrazovce Příjem materiálu k objednávce si nevšímejte levé části okna, která na rozdíl od ME21N neslouží k vyhledávání nezpracovaných objednávek, ale obsahuje seznam naposledy zpracovaných dokladů (dá se de/aktivovat tlačítkem Potlačení přehledu/Přehled aktivní). V levé levé části okna zkontrolujte, zda máte v prvním padacím menu vybránu operaci Příjem materiálu a v druhém správně nastavenu referenci na Objednávku. Do pole hned za ní vyplňte číslo objednávky (další pole by sloužilo pro výběr položky a není nutné jej vyplňovat) a stiskněte tlačítko Provedení nebo Enter. - na záložce hlavičky Všeobecně vidíte přehled položek, které se zkopírovaly z objednávky. Pokud vidíte i detailní záložky k položce, tak je na chvíli zavřete tlačítkem Uzavření detailních dat (vlevo). Změňte Datum účtování podle zadání a ke každé položce doplňte Sklad. Množství v měrných jednotkách, Druh pohybu a Druh zásob se doplnil automaticky. Položku schválíte zaškrtnutím pole OK. Správnost dokladu si můžete ověřit tlačítkem Kontrola. Objeví se hlášení s výsledkem a u každé položky se v poli Status objeví semafor s jejich stavem.  - pokud chcete vědět o dokladu více, podívejte se teď na volitelné kroky. Pokud je doklad v pořádku stiskněte tlačítko Účtování a opište si číslo materiálového dokladu.
Kontrolní bod:  - prohlédněte si materiálový doklad. Na vstupní obrazovce transakce MB03 (přímo z MIGO to nejde) zadejte číslo vašeho Materiálového dokladu (případně použijte matchkód) a stiskněte Enter nebo tlačítko Přehled. Dostanete se na obrazovku s přehledem položek, kde vidíte vše podstatné. Tlačítkem Účetní doklady si můžete prohlédnout dopad operace do účetnictví. V tabulce dokladů označte řádku účetní doklad a dvojklikem se do něj přepněte. Můžete si opsat jeho Číslo. Volitelné kroky:  - jen přímo při vytváření příjemky: můžete si prohlédnout detaily ke každé položce. Zobrazíte je tlačítkem Detailní data (pokud už nemáte detailní záložky aktivované). Postupně si můžete prohlédnout informace o Materiálu (dvojklikem na jeho názvu se můžete dostat do transakce MM03 pro jeho zobrazení), přijímaném Množství, organizačních údajích (záložka Tý) a objednávce (dvojklikem na její číslo se dostanete do transakce ME23N pro její zobrazení). Vraťte se Zpět. - po vytvoření příjemky: zobrazení účetního dokladu, případně kontrola stavu objednávky (viz výstup).
Výstup:  materiálový doklad: transakce MB03 pro zobrazení jediného dokladu, nebo MB51 pro jejich seznam  doklad) aktualizovaný dispoziční seznam: v MD04 příjmem materiálu zmizí nákupní dispoziční prvek, na skladě je teď celé množství požadované zákazníkem účetní doklad: nejlépe přes transakci MB03
Zapište si:  číslo materiálového dokladu (případně i číslo účetního dokladu)

Transakce MIRO - založení došlé faktury

11. MIRO - založení došlé faktury	Cíl: založit fakturu včetně DPH
Logistická likvidace faktur na straně nákupu považuje fakturu stejně jako prodej za logické pokračování nákupního procesu a proto ji vždy zakládá s referencí na některý jiný nákupní doklad, nejčastěji na objednávku. Je ale  mnohem flexibilnější, protože tentokrát do systému evidujeme doklady získávané zvenčí. Dodavatel nám může například vyfakturovat jen část dodávek, uvést výhodnější ceny nebo vyúčtovat dodatečné náklady. S tím vším musí systém počítat. Pokud není v dokladech stanoveno jinak, není tedy nutné, aby jí předcházel příjem materiálu. Operaci provádí nákupčí a je pro něj posledním krokem scénáře. Stejně jako příjem materiálu je i faktura účetní operací. Do modulu finančního účetnictví se automaticky zkopíruje jako tzv. RV doklad (s jiným číslem).
Vstupy z role (NÁKUPČÍ): účetní okruh: CZ01 nákupní organizace: 1000, skupina nákupu: 001	Vstupy z dokladu: datum faktury: dnešní datum datum účtování: otevřené účetní období částka: to, co se převezme z dokladu
- na vstupní obrazovce doplňte Účetní okruh (pokud jste se systémem pracovali delší dobu, doplní se jej sám a nebude vás vstupní obrazovkou obtěžovat). Ve vlastní obrazovce Založení došlé faktury se v levé části obrazovky může objevit přehledové okno s posledními zpracovanými fakturačními doklady nebo s přehledem všech fakturačních dokladů pro určitý nákupní doklad. Tyto přehledy pro vaši práci nepotřebujete a tak si jich nemusíte všímat (de/aktivují se tlačítky Struktura objednávky aktivní a Zásoba práce otevřená) - v pravé horní polovině je několik záložek se souhrnnými údaji z hlavičky faktury. Zkontrolujte si, že opravdu zakládáte novou Operaci: faktura a vyplňte Datum faktury a změňte Datum účtování podle pokynů ze zadání. Účetní okruh: CZ01 už je vyplněn stejně jako některé další údaje. Do polí Částka a Částka daně zatím nic nevyplňujte. Protože faktura vždy souvisí s nějakým dříve vyhotoveným dokladem, který objednal to, co je teď fakturováno, je dalším krokem "nakopírování" položek z jednotlivých nákupních dokladů do faktury. - v pravé dolní (spíš střední) části obrazovky máte seznam položek faktury. V padacím menu zkontrolujte, že kopírujete údaje z Objednávky/plánu dodávek a do vedlejšího pole zadejte její číslo (případně použijte matchkód s poměrně komfortním vyhledáváním). Z dalšího padacího menu vyberte, co chcete z objednávky převzít - Položky materiálu/služeb - a stisknutím Enteru je přeneste do faktury. Zároveň se vám (vpravo nahoře) objeví okno s údaji o Dodavateli a jeho bankovním spojení. - z nákupních dokladů se do jednotlivých položek faktury natáhnou údaje o fakturovaném materiálu, množství a především peněžních Částkách. Ty teď můžete zkontrolovat proti údajům ve faktuře a případně je opravit. To je nutné v případech, kdy zákazník fakturuje jen část dodávky (mění se i pole Množství) nebo uvádí jiné ceny. Dají se doplnit i neplánované vedlejší náklady. V tomto scénáři se odchylky ve faktuře nepředpokládají a tak není nutné nic měnit.  - částky v položkách jsou uvedeny bez DPH. Každá položka ale má svůj Znak daně, který determinuje sazbu DPH. Zaškrtnutím přepínače Výpočet daně na záložce hlavičky Základní data si teď můžete nechat DPH automaticky spočítat. Výsledek se doplní do pole Částka daně na stejné záložce. Pokud by doklad obsahoval položky s různými sazbami je připravena speciální záložka Daň. Vše by samozřejmě šlo doplnit i ručně. - teď už zbývá jen doplnit celkovou Částku faktury na záložce hlavičky Základní data. Toto pole musíte vyplnit ručně. Systém vám ale dá nápovědu, protože vám průběžně v poli Zůstatek (vpravo nahoře) počítá převis faktury - rozdíl mezi sumou položek a celkovou částkou. Stačí tedy opsat tu hodnotu, která tam je a stisknout Enter. Jakmile se faktura vyrovná, tj. pole Zůstatek obsahuje nulu (a ve faktuře nejsou žádné další chyby), změní se semafor z červené na zelenou a doklad může být zaúčtován. - pokud ještě chcete s dokladem experimentovat podívejte se teď na volitelné kroky. Na závěr si opište celkovou Částku faktury (budete ji potřebovat při platbě), stiskněte tlačítko Účtování a poznamenejte si číslo faktury. Hlášení o blokování se vztahuje pouze na automatickou a ne ruční platbu.
Kontrolní bod:  - zobrazení faktury se provede pomocí transakce MIR4. Ta se dá spustit buď přímo (na vstupní obrazovce se vyplní Číslo fakturačního dokladu) nebo se může zavolat i z transakce MIRO pomocí menu Fakturační doklad/zobrazení (poslední doklad se vám natáhne automaticky). K účetnímu dokladu se prokliknete tlačítkem Následné doklady. Označte si řádku účetní doklad a dvojklikem jej zobrazte. Opište si jeho Číslo dokladu (budete je potřebovat při platbě) a vraťte se Zpět. Volitelné kroky:  - jen při zakládání faktury. tlačítko OP v oblasti Dodavatel vám ukáže seznam všech otevřených (tj. nezaplacených) položek, které máte k danému dodavateli. Jakmile uložíte aktuálně zpracovávanou fakturu přibude sem položka další. Po stisknutí tlačítka  Simulace si můžete prohlédnout účetní případy, které doklad vyvolá. Vlastní zaúčtování se dá provést i přímo odtud tlačítkem Účtování (nezapomeňte ale na zapsání celkové částky faktury). - při zobrazení vytvořené faktury: v transakci MIR4 si zkontrolujte blokaci pro platbu. V záložce hlavičky Platba v poli Blokování platby byste viděli případný důvod blokace. Nakonec si tlačítkem OP v oblasti Dodavatel ještě ověřte, že k dodavateli přibyla vaše otevřená položka.
Výstup:  faktura: transakce MIR4 pro zobrazení, měnit fakturu po zaúčtování nejde (v MIRO se ale dá uchovat bez zaúčtování), jde ji jen v MIR4 stornovat účetní doklad: nejlépe přes transakci MIR4 aktualizovaná objednávka: v transakci ME23N si tlačítkem Jiná objednávka otevřete vaši objednávku (pokud se vám nenatáhne automaticky). Nákup nemá zobrazení toku dokladů, ale pro každou položku se automaticky generuje záložka Vývoj objednávky, kde je pro každý příjem materiálu a pro každou fakturu (obojí se zde může při dílčích dodávkách a dílčí fakturaci vyskytnout několikrát) doplněn jeden řádek se všemi podstatnými údaji. V hlavičce pak můžete najít záložku se Statusem celého dokladu.
Zapište si:  číslo faktury, celkovou částku, číslo účetního dokladu (viz kontrolní bod)