Organizace
nákupu je poměrně jednoduchá. Účetní okruh představuje účetní
jednotku (například jednu ze společností v rámci holdingu). Každá
realizovaná účetní transakce je zaúčtována do účetních knih jednoho účetního
okruhu. Nákupní
organizace je oproti němu spíš záležitostí právní. Obchodnímu
partnerovi identifikuje, s kým vlastně jedná. Každá nákupní
organizace si například vyjednává své cenové podmínky s jednotlivými
dodavateli.
Závod je místem, na které bude směřovat výsledná dodávka – záležitost logistiky. Může být podrobněji rozčleněn na více skladů a skladových míst. Skupina nákupu je věcí personalistiky. Představuje několik (například geograficky nebo funkcionálně) „spřízněných“ osob.
Propojení těchto čtyř „identifikátorů“ je poměrně hodně volné, tak aby příliš nesvazovalo individuální charakteristiky společnosti. Závod musí jednoznačně patřit do účetního okruhu, mimo jiné i proto, aby bylo zřejmé, kam se zaúčtují transakce v něm probíhající. Nákupní organizace je oproti tomu jen právní hlavičkou a tak účetní okruh nepotřebuje. Pokud jej má přiřazený a zajišťuje nákup i pro závod z jiného účetního okruhu, provede se automatické vnitřní přeúčtování.
Vazba mezi závodem – nákupní organizací vyjadřuje, které nákupní organizace může závod využít. Velmi často existuje takových organizací několik. Důvodem může být snaha o zavedení „konkurence“ decentralizací oblasti zásobování nebo o jeho „strukturování“ (například se mohou rámcové smlouvy uzavírat centrálně v jedné z nákupních organizací, která není přímo přiřazená žádnému závodu a dědit na nákupní organizace jednotlivých závodů).
Podobnou informaci představuje i vazba mezi nákupní organizací a skupinou nákupu. Zde je ale obvyklejší hierarchické uspořádání, kdy pod každou nákupní organizaci spadá jedna nebo více nákupních skupin.
Do dokladů se proto postupně doplňují údaje o závodu (kdo inicializuje celý proces a kam bude směřovat výsledná dodávka), skupině nákupu (kdo jej zajišťuje a je zodpovědný za zdárné dokončení) a prodejní organizaci (pod čí hlavičkou nákup proběhne). Účetní okruh se přiřadí automaticky podle vybraného závodu.