Kmenový záznam obchodního partnera

Obchodní partneři jsou jakékoliv fyzické nebo právnické osoby, o nichž je třeba evidovat v informačním systému nějaké údaje. Rozdělují se do 4 hlavních skupin (dodavatelé, zákazníci, vlastní zaměstnanci a ostatní osoby). Každá skupina má svou vlastní strukturu kmenového záznamu a své vlastní transakce, které ji zpřístupňují. Pokud partner spadá do více kategorií (typicky zákazník může být i dodavatelem), je nutné pro něj vytvořit oba kmenové záznamy a až následně je propojit odkazem.

Nové partnery je možné zakládat s referencí na jiného partnera. Do nového záznamu se zkopírují všechny hodnoty ze zadaných organizačních úrovní, které dávají smysl (nebude se například kopírovat adresa nebo telefonní číslo). Partnera je také možné založit jako jednorázového (systém pak požaduje zadání menšího počtu údajů).

Většinu údajů v záznamu lze v průběhu času měnit a všechny změny se uchovávají (výjimkou je účtová skupina, jejíž změna podléhá přísným pravidlům). Partnera je možné zablokovat, tj. znemožnit provedení určitých operací, pokud se v nich objeví odkaz na jeho záznam. Nejčastěji se blokuje placení dodavatelům (například protože nám dluží peníze v jiné oblasti podnikání), ale lze takto zabránit i odeslání objednávky, fakturaci nebo dodání zboží. Smazání záznamu probíhá ve dvou krocích – označení k vymazání a fyzické odstranění prostřednictvím archivační procedury.

Dodavatelé

Dodavatelé jsou ti obchodní partneři, kteří nám dodávají zboží nebo služby, nebo na těchto dodávkách alespoň nějakým způsobem participují (platí, odesílají faktury atd.). Vedle externích dodavatelů je možné vytvářet záznamy i pro dodavatele interní (distribuční centra).

Pro každého z nich je při zakládání kmenového záznamu třeba zvolit parametr účtová skupina – hodně nešťastně přeložený výraz „account group“, protože s účetnictvím nemá nic společného. Určuje strukturu záznamu (řazení obrazovek, výběr datových polí, povinné hodnoty), způsob jeho číslování (interně systémem / externě uživatelem) a množinu rolí, do kterých může daný partner vstupovat. Právě podle „nejsilnější“ povolené role jsou pojmenovány některé předdefinované účetní skupiny (0001 dodavatel, 0006 objednací adresa a další). 

Mezi standardní role patří: dodavatel  („může“ úplně všechno), objednací adresa (tomuto partnerovi je odesílána objednávka), výstavce faktury (od něj je očekávána faktura a na jeho účet se účtuje) nebo odlišný příjemce platby. V kmenovém záznamu jednoho partnera (zejména toho s účetní skupinou dodavatel) je pak možné uvést odkaz na partnera jiného. V transakcích se pak bude preferovat speciálnější role a pokud je k ní přiřazeno více partnerů, systém je automaticky nabídne k výběru (objednané zboží je tak možné například zaplatit někomu úplně jinému, samozřejmě pokud si to dodavatel takto přeje). Role tak umožňují alespoň trochu popsat organizační strukturu velkých partnerů.

Vlastní data jsou uspořádána do několika obrazovek (viz obrázek) a mají hierarchickou strukturu. Vedle společných obecných údajů (číslo partnera, adresa, způsob komunikace, bankovní spojení), které platí pro celou databázi (klienta), existují tabulky specifické pro určitý účetní okruh (fakturační údaje, parametry pro finanční účetnictví, platební podmínky …) a nákupní organizaci (dodací podmínky, role …). Útvary fakturace/finanční účetnictví a nákup dané společnosti je tak mohou využívat zvlášť a kmenový záznam dokonce může být založen jen v jednom z nich. Je možné dodefinovat ještě podrobnější členění (například podle jednotlivých závodů nebo dílčího sortimentu dodavatele).

Zákazníci

Zákazníci jsou ti obchodní partneři, kterým dodáváme zboží nebo služby, nebo na těchto dodávkách alespoň nějak participují. Opět mohou být i interní (anglicky „sites“). Zvláštním postavení má záznam tzv. spotřebitele. Existuje v systému pouze jeden a obsahuje pouze obecná data, protože pro drobné zákazníky není třeba evidovat jejich individuální údaje.

Účtové skupiny a role fungují podobně jako u zákazníka. Mezi hlavní role patří zadavatel zakázky („nejsilnější role“), příjemce materiálu (dostane dodávku), příjemce faktury a plátce. Na rozdíl od nákupu je zde však možné vytvářet pomocí speciálních transakcí mnohem robustnější hierarchie partnerů.

O vlastní data se tentokrát dělí s útvarem fakturace/finančního účetnictví útvar prodeje. Všeobecné údaje (adresa, bankovní spojení ale i třeba centrální místa vykládky) doplňují informace vázané na zvolený finanční okruh (účty, platební podmínky, pojištění ..) a oblast odbytu  (ceny, expediční údaje, role).

Vlastní zaměstnanci

- jejich kmenové záznamy vede modul personalistika (pouze pokud není implementována, je možné je zakládat i prostřednictvím modul prodej).

Ostatní

- například kontaktní osoby (v oblasti prodeje se údaje o nich ukládají do kmenového záznamu zákazníka, v nákupu mají svůj kmenový záznam).