Materiál je v R/3 hodně univerzální pojem – spadá pod něj cokoliv, co je nakupováváno, vyráběno, skladováno, prodáváno nebo z nějakých důvodů evidováno (alternativně se někdy používá možná vhodnější termín – artikl). Jeho kmenový záznam (material master) obsahuje okolo 2000 polí a soustřeďuje do sebe veškeré údaje, které potřebují jednotlivá oddělení společnosti. Jeho struktura proto musí kopírovat „organizační strukturu“ (a nejen ji), protože například dvě různé organizační jednotky (např. skladová místa) si mohou chtít evidovat dvě různé sady údajů (např. parametry pro ocenění).
Je proto rozložen do několika „tabulek“, z nichž
každá obsahuje údaje specifické pro ten který organizační útvar (globální
data jsou uchovávána v tabulce na úrovni klienta, data vztahující se k celé
společnosti v několika tabulkách na úrovni účetních okruhů atd.).
Struktura je jen částečně hierarchická.
Vysvětlení organizačních jednotek jen stručně:
- klient, účetní okruh, závod a skladové místo slouží především pro řízení výroby a skladování (skladová místa jsou ještě podrobněji členěna, pokud je používáno řízení skladu – WM)
- nákupní a prodejní organizace zatím intuitivně.
V Customizaci (transakce SPRO) jde dodefinovat další pole, tabulky a vazby (a provést celou řadu dalších nastavení).
V R/3 se kmenový záznam vytváří postupně (prvnímu založení se říká create, každé další doplnění je už jen extend – doplňuje k záznamu další, napoprvé nezaložené dílčí tabulky). Výhodou je snížení počtu záznamů v nepoužívaných dílčích tabulkách, které by měly pouze implicitní hodnoty, nevýhodou pak práce navíc.
Pro většinu polí kmenového záznamu je použito tzv. verzování. Při změnách se staré hodnoty nemažou, ale umisťují do speciálních souborů (change documents) mimo kmenový záznam (ten obsahuje jen aktuální údaje) tak, aby bylo možné zrekonstruovat jeho „platné znění“ k libovolnému okamžiku. Neuchovávají je jen některé objemné položky (vysvětlující texty …) a odvozené údaje (úrovně skladových zásob …).
Další důležitou částí funkcionality je možnost plánování změn. Plánované hodnoty se opět uchovávají mimo kmenový záznam a jsou viditelné pomocí speciálních transakcí. Uživatelé tak mohou například postupně kompletovat hodnoty nového kmenového materiálu, nebo se vzájemně informovat o chystaných změnách. Z plánovaných změn se stanou změny aktuální provedením tzv. aktivace.
SAP R/3 v současné době preferuje tzv. view – záložky (v Customizaci se ale dá zapnout i starší režim dialogových obrazovek, nebo si naprogramovat jiný, vlastní způsob zobrazení). Seskupuje do nich jednotlivá pole podle jednotlivých oddělení a umožňuje intuitivní navigaci (překlikávání mezi záložkami a jejich seznam).
Každé view obsahuje kód a popis materiálu, základní měrnou jednotku a tlačítko pro informační údaje (kdo view založil, měnil, mazal, …). Další údaje už jsou většinou specifické a váží se ke konkrétní organizační jednotce (bývá zobrazena hned pod obecnými údaji a je nutné ji vybrat při spuštění transakce nebo nejpozději při stupu na view).
Základní data (všeobecné informace):
druh materiálu: determinuje chování systému v jednotlivých transakcích. Mimo jiné naznačuje, zda bývá materiál externě nakupován (ano např. suroviny - kód ROH, ne hotové výrobky - FERT), zda může být skladován (ne např. služby - DIEN) a jakým způsobem se bude účtovat jeho vyskladnění/příjem na sklad (viz tradiční účetní rozlišení na „materiál“ a obchodní zboží - HAWA). Připraveny jsou i speciální druhy materiálu (např. konfigurovaný materiál - KMAT).
odvětví: dtto jako druh materiálu (spíš ale ovlivňuje uspořádání obrazovek a doplnění specifických polí než aplikační logiku)
základní měrná jednotka: interní jednotka, ve které se eviduje množství zásob na skladě. Jakékoliv údaje zadané v transakcích prostřednictvím jiné jednotky se na ni přepočítávají pomocí koeficientu přepočtu. V kmenovém záznamu materiálu je například možné definovat implicitní objednací jednotku, vlastní jednotku může mít prodej a materiálové plánování a další.
skupina materiálu: jen popisná charakteristika (pro vyhledávání …)
status materiálu (nad rámec závodu): možnost zablokovat použití materiálu (jeho nákup, přijetí na sklad, kalkulace…) pro všechny závody
Nákup (úroveň závodu):
objednací měrná jednotka: implicitní jednotka, ve které se objednává zboží (po jejím zadání se systém zeptá na koeficient přepočtu – udělá to ale až v okamžiku přechodu na jinou záložku/uložení záznamu a nikde ho pak nezobrazí !).
variantní OMJ: indikátor, zda je možné v dokumentech nákupu zadat i jinou objednací jednotku než z tohoto kmenového záznamu (pokud je nezaškrtnut, musí se použít zde zadaná OMJ).
klíč hodnoty nákupu: výběr jednoho z předdefinovaných „stylů“ jednání s dodavatelem (zasílání upomínek, tolerance chyby v dodaném množství …). Používá se také při automatickém hodnocení dodavatele.
skupina nákupu: osoba zodpovědná za zajištění daného materiálu (jen implicitní hodnota, systém ji automaticky navrhne, ale dá se změnit).
Text objednávky nákupu (úroveň klienta):
implicitní text, který se zkopíruje do každé vytvořené nákupní objednávky na tento materiál
Účetnictví 1 (úroveň závodu nebo účetního
okruhu):
závod: objeví se zde pouze, pokud je v Customizaci nastaveno oceňování na úrovni závodu (tak je tomu v IDESu). Alternativou je oceňování na úrovni celého účetního okruhu (jak to nařizuje účetní legislativa ČR).
typ ocenění: jednotně pro veškerý materiál s tímto záznamem, nebo diferencovaně podle „původu“ (pro každý se pak ale musí založit vlastní záložka) a dokonce šarží
třída ocenění: umožňuje, aby byl stejný materiál v různých závodech účtován na různé účty, nebo naopak různý materiál na tentýž účet (má vliv jen na finanční účetnictví)
počet jednotek v ceně: základních měrných jednotek
řízení ceny: způsob oceňování materiálu (průměrnou skutečnou cenou nebo cenou pevnou - standardní)
pohyblivá cena: systém ji zaktualizuje při každém skladovém pohybu nebo na konci zvoleného období (periodická cena). Je jen informativní, její přepsání neznamená přecenění zásob.
standardní cena: alternativní způsob ocenění, její použití společně s pohyblivou cenou zapíná účtování pomocí odchylek (na zvláštní rozdílové účty)
Menu:
prostředí/přehled zásob: tato hodnota se aktualizuje po provedení každé operace na/vyskladnění.